Hvad er kundekartotek?

Et kundekartotek er virksomhedens samlede liste over kunder med kontaktoplysninger, adresser, aftaler og historik. Det er grundlaget for planlægning og fakturering.

Det, hele virksomheden bygger på

Kundekartoteket er stedet, hvor alt om en kunde står: hvem hun er, hvor arbejdet skal laves, hvad hun har aftalt, og hvad der er sket. Ruter, fakturaer, beskeder og genbesøg bygger alle på det. Står en adresse forkert, kører bilen forkert.

Et godt kartotek for en servicevirksomhed har mere end navn og telefon:

• arbejdsadresser, som ikke altid er kundens egen adresse
• faste aftaler, ydelser og priser
• noter til stedet, fx kode til porten eller en hund i haven
• historik over besøg, fakturaer og henvendelser

Et eksempel

En vinduespudser overtager en kollegas kunder. Listen er et regneark med navne og telefonnumre, men uden adresser på de tre sommerhuse, uden intervaller og uden besked om, at fru Jensen vil have besøg efter kl. 10. Den første måned går med at ringe rundt.

Det må du gemme

Efter Datatilsynets vejledning må du kun gemme de oplysninger, du skal bruge. Oplysninger om en kunde, der ikke har købt noget i en længere periode, skal slettes, medmindre fx bogføringsloven kræver, at de gemmes. Vil du sende nyhedsbreve eller tilbud på mail eller SMS, kræver det som udgangspunkt kundens forudgående samtykke. Se også GDPR.

Læs mere: hele forklaringen

Opdateret 7. oktober 2026. Ordbogen er generel information, ikke rådgivning. Ser du en fejl, så skriv til hej@servicebrain.dk.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode