Vinduespudsning for erhvervskunder, fra aftale til EAN-faktura

Til dig, der pudser vinduer for private og vil have butikker, kontorer, institutioner eller ejendomme med som faste kunder.

Erhvervskunder kan ikke bruge servicefradraget, men en momsregistreret virksomhed kan som regel trække momsen på din faktura fra. Offentlige kunder skal have fakturaen elektronisk med deres EAN-lokationsnummer og reference, ellers kan de udskyde betalingen. Høje facader kræver tit en lift. Der er ikke krav om certifikat til personløftere, men den, der kører liften, skal have instruktion.

Hvorfor erhvervskunder?

Butikker, klinikker, kontorer, institutioner og ejendomme har vinduer, der skal pudses ofte og fast, mange hver eller hver anden uge. Én erhvervskunde kan fylde lige så meget i kalenderen som ti private, og du kommer som regel på samme adresse, samme dag, år efter år.

Til gengæld stiller de andre krav. De vil have en skriftlig aftale og en faktura i stedet for MobilePay, arbejdet skal ofte ligge uden for åbningstid, du får nøgler og adgangskoder, og offentlige kunder skal have en elektronisk faktura med EAN.

Moms: ingen servicefradrag, men momsfradrag

Servicefradraget er et skattefradrag for privatpersoner i deres egen bolig, så erhvervskunder kan ikke bruge det. Det gælder også bolig- og ejerforeninger. Ifølge Skattestyrelsens juridiske vejledning kan medlemmer ikke få fradrag for deres andel af en ydelse, som foreningen betaler samlet.

Til gengæld er momsen sjældent et problem for en erhvervskunde. Momssatsen er som udgangspunkt 25 procent, og en momsregistreret virksomhed kan trække momsen på sine indkøb fra i sin egen salgsmoms. For den kunde er det prisen uden moms, der tæller.

Det ser anderledes ud for kunder, der ikke er momsregistrerede eller ikke har fuld fradragsret. Her er momsen en reel udgift. Er du i tvivl om, hvilken pris kunden sammenligner med, så spørg. Se moms for servicevirksomheder.

Aftalen med erhvervskunden

En erhvervskunde forventer en skriftlig aftale, og du får brug for den, den dag I bliver uenige. Den bør som minimum beskrive:

• Hvad der pudses: udvendigt, indvendigt, glasdøre, ovenlys, skilte, rammer og karme
• Interval, fx hver anden uge, og hvilken ugedag
• Tidsinterval: før åbning, efter lukketid eller i åbningstiden
• Adgang: nøgler, nøglebrikker, alarmkoder og hvem der er kontaktperson
• Vejr: hvad der sker, hvis et besøg aflyses på grund af regn eller frost
• Pris pr. besøg eller pr. måned, og hvordan den reguleres
• Betalingsfrist og hvor fakturaen skal sendes hen
• Løbetid og opsigelse

Offentlige kunder kommer tit gennem et udbud med egne vilkår. Se offentligt udbud for servicevirksomheder og tilbud og handelsbetingelser.

EAN-faktura til offentlige kunder

Pudser du for en kommune, en skole, en institution eller en anden offentlig myndighed, gælder bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Når myndigheden bestiller, skal den oplyse:

1. sit EAN-lokationsnummer
2. en referenceperson eller anden reference, og eventuelt et ordre- eller rekvisitionsnummer
3. hvilken kredittid den normalt accepterer

Din regning skal henvise til EAN-nummeret og referencen og må kun have ét CVR-nummer som kreditor. Dækker den kun en del af en ordre eller rekvisition, skal det fremgå. Og den skal modtages elektronisk i et format, myndigheden kan indlæse direkte i sit fakturahåndterings- eller økonomisystem.

Opfylder regningen ikke kravene, kan myndigheden udskyde betalingen. Den skal give dig besked så hurtigt som muligt, og når du sender en korrekt regning, skal betalingen søges gennemført inden for den oprindelige kredittid.

Har du ikke et faktureringssystem, der kan sende elektroniske fakturaer, kan du bruge NemHandel Fakturablanket på virk.dk, hvor du logger ind med MitID eller MitID Erhverv. Se mere i EAN-faktura til offentlige kunder.

Arbejde i højden: stige, stang og lift

Erhvervsbygninger er tit højere end villaer, og så kommer reglerne for arbejde i højden i spil.

Ifølge Arbejdstilsynet må stiger kun bruges til kortvarigt og let arbejde, og de skal stå på fast og plant underlag. En facade med mange fag i flere etager er sjældent kortvarigt arbejde. En teleskopstang med rentvandssystem lader dig pudse højt fra jorden og er ofte løsningen på 2. og 3. sal.

Arbejdstilsynet stiller ikke krav om certifikat til personløftere. Netop derfor understreger tilsynet, at instruktion i sikker brug af liften er ekstra vigtig. Lejer du en lift, så sørg for, at den, der kører den, har fået instruktion.

Skal du op på et tag for at pudse ovenlys eller glaspartier, gælder bekendtgørelsen om bygge- og anlægsarbejde. På et tag med under 15° hældning skal der fx være rækværk eller lige så effektiv sikring langs kanten, hvis tagkanten ligger mere end 3,5 meter over underlaget. Er der risiko for at falde gennem tagbeklædningen, skal der kollektiv sikring op mod det.

Se arbejde i højden og stiger.

Nøgler, koder og adgang

Mange erhvervskunder vil have vinduerne pudset, når der ikke er nogen i lokalerne. Så får du nøgler, nøglebrikker og alarmkoder til andres forretning, og det kræver orden:

1. Registrér hver nøgle: kunde, hvad den åbner, og hvem der har den lige nu.
2. Skriv aldrig kundens navn eller adresse på selve nøglen. Brug et nummer.
3. Del kun alarmkoder med dem, der skal bruge dem, og aldrig på sms eller sedler i bilen.
4. Aftal, hvad der sker ved en fejlalarm, og hvem du ringer til.
5. Kvittér for udleverede og returnerede nøgler, også når en medarbejder stopper.

Spørg forsikringsselskabet, hvad erhvervsforsikringen dækker, hvis en nøgle bliver væk, og låsene skal skiftes. Ser dine ansatte kunders lokaler og koder, er det også et spørgsmål om persondata. Se GDPR for servicevirksomheder.

Rengøringsmidler og medarbejdere

Har du ansatte, skal jeres rengøringsmidler med i virksomhedens kemiske risikovurdering. Arbejdstilsynet kræver en produktliste og de nyeste sikkerhedsdatablade på skrift, og medarbejderne skal kunne se begge dele. Risikovurderingen er en del af APV’en og skal revideres mindst hvert tredje år. Se kemikalier og rengøringsmidler.

Planlægning af erhvervsruter

Erhvervskunder har tit faste tidsintervaller: før kl. 9, efter kl. 17 eller i weekenden. Det giver dagen en anden rytme end de private runder.

1. Læg erhvervskunderne først og sidst på dagen og de private midt på dagen.
2. Saml erhvervskunder i samme område på samme dag.
3. Skriv tidsintervallet på hver kunde, så ingen dukker op midt i åbningstiden.
4. Giv kontaktpersonen besked om ændringer, ikke bare den, der åbner døren.

ServiceBrain kan holde faste intervaller, tidsintervaller og ruter for vinduespudsning. Se også ruteplanlægning for faste kunder.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode