Sådan starter du ejendomsservice for bolig- og ejerforeninger

Til dig, der vil tilbyde vicevært- og ejendomsservice til foreninger og udlejere og vil vide, hvad der skal være på plads.

Du skal have et CVR-nummer og momsregistreres, når omsætningen passerer 50.000 kr. inden for et kalenderår. Efter vejloven og privatvejsloven har grundejeren pligten til at rydde sne på fortov og trapper, så kontrakten skal sige præcist, hvad du påtager dig, og hvornår. Foreningerne kan ikke bruge servicefradraget, og får du ansatte, skal du have arbejdsskadeforsikring og APV.

Hvad er ejendomsservice?

Ejendomsservice er det løbende arbejde, en vicevært ellers ville lave: trappevask, græsslåning, fejning, tømning af affaldsrum, små reparationer og snerydning om vinteren. Kunderne er som regel ejerforeninger, andelsboligforeninger, private udlejere og erhvervsejendomme.

Du skal ikke have en autorisation. Men faget adskiller sig på tre punkter. Kunden er en forening med en bestyrelse og ikke en enkeltperson, kontrakterne løber ofte i mange år, og om vinteren overtager du et ansvar, som loven lægger hos grundejeren.

CVR-nummer, moms og forsikring

Du registrerer virksomheden på virk.dk, får et CVR-nummer og knytter en NemKonto til det. Siden 1. januar 2025 skal du momsregistreres, når omsætningen kommer over 50.000 kr. inden for et kalenderår.

Arbejdsskadeforsikring er en pligt, så snart du har ansatte. Det gælder også ejeren af et ApS, selv om ejeren er den eneste ansatte. Du arbejder på andres ejendom med deres nøgler, med maskiner og på fællesarealer, hvor beboerne går forbi. Spørg derfor forsikringsselskabet direkte: Hvad dækker erhvervsforsikringen, hvis en beboer falder på et glat fortov, du skulle have saltet, eller hvis græsslåmaskinen slynger en sten gennem en rude? Se forsikringer for servicevirksomheder.

Servicefradraget gælder ikke foreninger

Over for private kunder er servicefradraget et af de bedste salgsargumenter. Her kan du ikke bruge det. Ifølge Skattestyrelsens juridiske vejledning kan medlemmer af en forening ikke få fradrag for deres andel af en ydelse, som foreningen betaler samlet.

Din pris til en forening skal altså kunne stå alene. Til gengæld køber en forening det samme hver uge, år efter år.

Kontrakten: hvad skal den indeholde?

Bestyrelsen skifter, og beboerne har deres egne forventninger. Alt, hvad der ikke står i kontrakten, ender som en diskussion. Få disse punkter med:

• Opgaverne: hvad, hvor og hvor ofte (fx trappevask hver uge, græsslåning hver 14. dag fra april til oktober)
• Hvad der ikke er med, og hvad ekstraopgaver koster
• Snerydning og glatførebekæmpelse: hvilke arealer, fra hvornår om morgenen, hvor hurtigt efter snefald, og hvem der køber salt og grus
• Affald: om du tømmer affaldsrum, hvem der bestiller storskraldsafhentning, og hvad du tager med
• Nøgler og adgang: hvem der har hvilke nøgler, og hvordan de opbevares
• Kontaktperson i bestyrelsen, og hvordan beboerhenvendelser håndteres
• Pris og regulering: fast pris pr. måned eller pr. opgave, og hvordan den reguleres
• Opsigelse: varsel og løbetid
• Dokumentation: hvordan du viser, at arbejdet er udført

Se også tilbud og handelsbetingelser og prisstigning for faste kunder.

Snerydning: hvem har ansvaret?

Ved snerydning skal du kende loven, for her kan en glat morgen blive til en erstatningssag.

Ved offentlige veje gælder vejloven:

• I byer og bymæssige områder har grundejerne altid pligt til at rydde sne, bekæmpe glat føre og renholde trapper til deres ejendomme.
• Kommunen kan bestemme, at grundejere skal rydde fortov og sti ud for ejendommen. Det kan højst gælde et areal i en bredde af 10 meter, og kun den del, der ligger nærmest ejendommen. Beslutningen skal offentliggøres.
• Sne skal ryddes snarest muligt efter snefald, og der skal træffes foranstaltninger mod glat føre snarest muligt efter førets indtræden.
• Pladsen omkring brandhaner, brand- og politialarmskabe og installationer til trafikregulering skal til enhver tid holdes ryddet.

Ved private fællesveje gælder privatvejsloven:

• Kommunen kan bestemme, at ejerne af ejendomme langs vejen skal rydde sne, glatførebekæmpe og renholde den del af vejen, der ligger nærmest ejendommen.
• Grundejerne skal under alle omstændigheder rydde og glatførebekæmpe trapper til deres ejendomme.
• Kommunen kan fastsætte nærmere regler om tidspunkter, placering af snebunker og hvilke midler der må bruges.

Over for kommunen er det altså grundejeren, foreningen eller udlejeren, der har pligten. Det, du har lovet, står i kontrakten mellem jer. Skriv præcist, hvilke arealer, hvilke tidspunkter og hvilken reaktionstid du har sagt ja til. Notér klokkeslættet for hver udrykning. Kommunens regulativ for vintervedligeholdelse ligger på kommunens hjemmeside. Se også sæson og vinter.

Affald og renholdelse

En stor del af arbejdet er affald i en eller anden form: fejning, ukrudt, affaldsrum og storskrald. To regelsæt rammer dig.

Det første handler om det affald, du selv kører væk. Kommunen skal give virksomheder adgang til mindst én genbrugsplads. Du skal være tilmeldt ordningen og betale et gebyr, og kun køretøjer på højst 3.500 kg totalvægt, eventuelt med trailer, kommer ind. Du må højst aflevere 200 kg farligt affald om året pr. virksomhed. De lokale ordninger står i kommunens regulativ for erhvervsaffald.

Det andet handler om ukrudt på fliser og stier. Siden 1. januar 2024 har det været forbudt at bruge glyphosat på befæstede arealer som fliser, grus, brosten og asfalt. Kun midler med aktivstoffer med en halveringstid på højst 10 dage er tilladt. På græsarealer med offentlig adgang må du kun bruge lavrisikopesticider, og ifølge Miljøstyrelsen er der i øjeblikket ikke godkendt nogen til formålet. Professionel brug kræver desuden uddannelse og autorisation i Miljøstyrelsens MAB-system.

Medarbejdere og arbejdsmiljø

I ejendomsservice arbejder folk ofte alene ude på ejendommene. Med ansatte skal du have styr på tre ting:

1. Arbejdsskadeforsikring og bidrag til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, som opkræves sammen med ATP.
2. En skriftlig arbejdspladsvurdering (APV), hvor alle forhold gennemgås mindst hvert tredje år. Her bør den bl.a. dække alenearbejde, tunge løft med affaldscontainere, maskiner og glatte arealer om vinteren.
3. Medarbejderne skal være med i APV-arbejdet.

Se APV – arbejdspladsvurdering og tunge løft.

Dokumentation over for bestyrelsen

Bestyrelsen ser dig sjældent arbejde. Den hører kun om dig, når en beboer klager. Dit bedste forsvar er at kunne vise, hvornår trappen blev vasket, hvornår der blev saltet, og hvad der stod i affaldsrummet.

1. Registrér hvert besøg med dato og klokkeslæt.
2. Tag et billede, når opgaven kan blive diskuteret bagefter, fx det ryddede fortov kl. 6.30.
3. Saml beboerhenvendelser ét sted, så ingen af dem forsvinder i en sms.
4. Send kontaktpersonen en kort status, fx en gang om måneden.

I ServiceBrain kan medarbejderne registrere besøg og billeder i appen til medarbejdere. Men vanen tæller mere end værktøjet. Se også dokumentation af udført arbejde.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode