EAN-faktura til kommuner og andre offentlige kunder: hvad der kræves, og hvordan du sender den

Til dig, der har fået en kommune, en skole eller en anden offentlig institution som kunde, eller vil gerne have det, og skal sende den første faktura.

Offentlige myndigheder modtager kun elektroniske fakturaer, og det har været lovpligtigt siden 2005. Fakturaen sendes via NemHandel i formatet OIOUBL eller Peppol BIS og skal henvise til myndighedens EAN-nummer og den reference, myndigheden har oplyst. Det nemmeste for en lille virksomhed er at sende den fra et bogføringssystem, der kan e-fakturere.

Hvorfor kræver det offentlige e-faktura?

Siden 2005 har det været lovpligtigt at bruge Nemhandel til at udveksle e-fakturaer med offentlige myndigheder i Danmark. Reglerne står i lov om offentlige betalinger og i bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Det offentlige modtager kun e-fakturaer. Pudser du vinduer for en kommune, en region, en statslig institution eller en skole, skal du e-fakturere.

En e-faktura har de samme oplysninger som en almindelig faktura, men den sendes i et særligt elektronisk format direkte fra dit system til kundens økonomisystem. Det er ikke en mail med en pdf, og det er ikke papir.

Hvad er et EAN-nummer?

EAN-nummeret er myndighedens elektroniske fakturaadresse. GLN (Global Location Number) er det nye navn for EAN-nummeret (European Article Number), så de to betegnelser dækker over det samme, og begge kan bruges som e-faktureringsadresse.

Brug præcis det EAN-nummer, myndigheden har oplyst for den opgave, du fakturerer. Pudser du både på rådhuset og på tre skoler i samme kommune, kan der være fire forskellige numre. Tjek nummeret for hver ordre.

Hvem giver dig EAN-nummeret?

Det gør kunden. Når en offentlig myndighed afgiver en ordre, skal den efter bekendtgørelsen som minimum oplyse:

1. myndighedens EAN-lokationsnummer
2. en referenceperson eller anden reference, og eventuelt et ordre- eller rekvisitionsnummer
3. myndighedens politik for kredittid, altså hvilken betalingsfrist den normalt accepterer

Mangler du oplysningerne, så spørg kontaktpersonen, før arbejdet går i gang, ikke når fakturaen skal sendes. Skriv dem ind på kunden eller opgaven med det samme. Pudser du vinduer på en børnehave hver måned, er det de samme oplysninger hver gang. Tjek dem alligevel, når der kommer en ny kontaktperson eller en ny ordre.

Hvad skal stå på en faktura til det offentlige?

Ud over de almindelige fakturakrav fra momsreglerne (se krav til en faktura) stiller bekendtgørelsen krav om:

• myndighedens EAN-nummer
• den reference eller referenceperson, myndigheden har oplyst, og eventuelt ordre- eller rekvisitionsnummer
• kun ét CVR-nummer som kreditor på fakturaen
• en tydelig oplysning, hvis fakturaen kun dækker en del af en ordre
• at fakturaen sendes elektronisk i et format, myndigheden kan indlæse direkte i sit økonomisystem

Opfylder fakturaen ikke kravene, kan myndigheden vente med at betale, til den har fået en, der gør. Den skal i så fald give dig besked så hurtigt som muligt. Glemmer du referencen, kan du altså vente på pengene.

OIOUBL og Peppol BIS: formaterne

Nemhandel bruger to fælles dokumentstandarder:

Formaterne behøver du ikke kunne. Dit bogføringssystem eller din e-fakturaløsning danner filen, og registrerede bogføringssystemer er allerede klar til e-fakturering.

Hvad er Nemhandel?

Nemhandel er en fælles offentlig digital infrastruktur, som Erhvervsstyrelsen står for. Den består af:

• Nemhandelsregistret, et digitalt kontaktregister, hvor alle danske virksomheder og myndigheder, der modtager digitale forretningsdokumenter, er registreret
• adgangspunkter, som sender dokumenterne sikkert mellem afsender og modtager

For at sende via Nemhandel skal dit bogføringssystem have forbindelse til et adgangspunkt. Det sørger systemudbyderen for.

Nemhandel er beregnet til handel inden for Danmark, fordi det kræver et dansk CVR-nummer og MitID Erhverv. Til udenlandske kunder bruges Peppol.

Sådan sender en lille virksomhed e-faktura

Fra dit bogføringssystem

Det nemmeste er at sende e-fakturaen direkte fra et bogføringssystem, der understøtter det. Ifølge Nemhandels egen guide findes der løsninger fra gratis (med begrænset antal fakturaer pr. måned) til abonnementer og betaling pr. faktura.

1. Tjek, at dit bogføringssystem kan sende e-faktura. Registrerede systemer kan det allerede.
2. Opret kunden med myndighedens EAN-nummer som fakturaadresse.
3. Skriv referencen, personen eller ordrenummeret, i det felt, systemet har til det.
4. Send fakturaen som e-faktura, ikke som mail.
5. Hold øje med svar fra modtageren. Bogføringssystemerne skal kunne håndtere de svarbeskeder, der kommer retur på en e-faktura, fx en afvisning.

Uden eget faktureringssystem

Bekendtgørelsen åbner for, at den, der ikke kan sende regninger elektronisk fra sit eget system, kan sende via en fakturaskabelon. Hvilke løsninger der er tilgængelige, kan du få oplyst hos Nemhandel Support på 70 26 56 76. Sender du fakturaer jævnligt, holder et bogføringssystem med e-faktura dog længere, og det er også det, kravene om digital bogføring peger på.

Faktura fra dit faktureringsprogram

Laver du fakturaerne i et andet program end bogføringen, fx i dit kundesystem, er det typisk bogføringssystemet, der sender e-fakturaen videre. I ServiceBrain overføres fakturaerne til regnskabsprogrammet. Læs mere under fakturering. Tjek, at EAN-nummer og reference følger med hele vejen.

Betalingsfrist over for det offentlige

Efter renteloven må den aftalte betalingsfrist over for en offentlig myndighed ikke være mere end 30 dage fra det tidspunkt, hvor fakturaen er sendt. For visse offentlige virksomheder kan justitsministeren tillade op til 60 dage.

Reglerne for renter ved forsinket betaling står i betalingsfrister, renter og rykkergebyrer.

E-faktura bliver også almindeligt mellem virksomheder

Erhvervsstyrelsen har meldt nye krav til registrerede bogføringssystemer ud. Senest fra 1. marts 2027 skal brugerne validere virksomheden med MitID, og udbyderne tilmelder dem automatisk e-fakturering, medmindre de takker nej. Det er en mulighed, ikke en pligt. Du kan stadig aftale andre fakturaformer med private kunder og virksomheder.

Fra 1. juli 2030 bliver e-fakturering et krav, når virksomheder handler med hinanden på tværs af EU.

Tjekliste før den første faktura til en offentlig kunde

• Har du fået myndighedens EAN-nummer for netop denne opgave?
• Har du fået en referenceperson eller et ordrenummer?
• Kender du myndighedens betalingsfrist?
• Kan dit bogføringssystem sende e-faktura i OIOUBL eller Peppol BIS?
• Står der kun ét CVR-nummer som kreditor på fakturaen?
• Holder du øje med, om fakturaen bliver afvist?

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode