Sådan starter du et trappevask-firma, fra første forening til faste ugedage

Til dig, der overvejer at starte med trappevask for ejerforeninger, andelsboligforeninger og boligforeninger og vil vide, hvad det kræver.

Du skal ikke have autorisation til trappevask, men du skal have et CVR-nummer og momsregistreres, når omsætningen passerer 50.000 kr. om året. Når du ansætter, skal du have APV og en kemisk risikovurdering af rengøringsmidlerne. Beboerne kan ikke få servicefradrag, når foreningen betaler samlet. Forretningen står på skriftlige kontrakter, faste ugedage og styr på nøglerne.

Hvad kræver det at starte et trappevask-firma?

Du skal hverken have autorisation eller uddannelse. Det, der gør faget særligt, er kunden. Det er sjældent en person, men en ejerforening, en andelsboligforening, en almen boligafdeling eller en udlejer. Aftalerne er faste, du kommer på samme ugedag hver uge, og du går rundt med nøgler til andres opgange.

Hvem køber trappevask?

Dine kunder er typisk ejerforeninger og andelsboligforeninger med en bestyrelse og ofte en administrator, almene boligafdelinger og deres boligorganisation, og private udlejere og ejendomsselskaber.

Fælles for dem er, at få mennesker beslutter på vegne af mange beboere. Find ud af, hvem der kan sige ja, bestyrelsen, administratoren eller begge, og hvornår de holder møde. Så når dit tilbud frem i tide.

Kontrakten: hvad skal den indeholde?

Den skriftlige kontrakt er dit vigtigste værktøj. Den tager diskussionen, før en beboer klager til bestyrelsen over et gelænder, der ikke blev tørret af. Få disse punkter med:

• Ydelsesbeskrivelse: hvilke opgange, hvilke etager, kælder og loft eller ej, gelændere, dørhåndtag, postkasser, vinduer i opgangen, måtter
• Hyppighed og fast ugedag, fx hver tirsdag eller hver anden uge
• Helligdage og ferier: flyttes vasken, eller bortfalder den?
• Nøgler og adgang: hvor mange nøgler, hvem der kvitterer, og hvad der sker, hvis en bliver væk
• Pris og prisregulering: pris pr. gang eller pr. måned, og hvordan prisen reguleres
• Kontaktperson i foreningen, som du melder til, og som beboerne klager gennem
• Reklamationer: hvor hurtigt du kommer igen, hvis noget ikke er gjort
• Ekstraopgaver, fx hovedrengøring eller fjernelse af efterladte ting, og hvad de koster
• Opsigelsesvarsel for begge parter
• Betalingsbetingelser og hvem fakturaen sendes til

Om tilbud og vilkår generelt, se tilbud og handelsbetingelser. Om at hæve prisen hos faste kunder, se prisstigning for faste kunder.

Faste ugedage og ruter

Beboerne vænner sig til, at trappen bliver vasket om tirsdagen. Bliver det onsdag, ringer de. Hele faget hviler derfor på en fast ugeplan:

1. Hver forening har én fast dag, og den står i kontrakten.
2. Foreninger i samme område ligger på samme dag, så du ikke kører på kryds og tværs.
3. Der er en plan for sygdom og ferie, så en kollega kan tage ruten med de rigtige nøgler og samme beskrivelse.
4. Kontaktpersonen får besked, hvis dagen flytter sig.

Med mange foreninger er det planlægningen, der tager tiden. I ServiceBrain ligger hver forening som en fast aftale med ugedag, opgangsbeskrivelse og noter, og dagens rute samles automatisk. Se system til trappevask.

Nøgler og adgang

Du har adgang til hundredvis af menneskers opgange, og det kræver orden:

• Hold en nøgleliste over, hvilken nøgle eller brik der hører til hvilken forening, og hvem der har den lige nu.
• Kvittér, når du modtager og afleverer nøgler.
• Mærk aldrig nøglerne med adresse. Brug en kode, der kun står i din liste.
• Opbevar ikke koder til døre og alarmer på en seddel i bilen.
• Spørg forsikringsselskabet, om erhvervsforsikringen dækker en bortkommen nøgle og en eventuel omkodning af låsesystemet. Se forsikringer for servicevirksomheder.

Kemi og arbejdsmiljø

Trappevask er vådt, fysisk og ensformigt arbejde. Arbejdstilsynets regler gælder fra den dag, du ansætter den første.

Rengøringsmidler

Arbejdstilsynet bruger rengøringsmidler som eksempel på farlige kemiske produkter. Virksomheden skal:

1. Lave en produktliste over de produkter, I bruger.
2. Have produkternes sikkerhedsdatablade.
3. Lave en skriftlig kemisk risikovurdering, som indgår i APV’en og bruges, når medarbejderne oplæres.
4. Vælge beskyttelse efter STOP-princippet: erstat farlige produkter først, og tag først personlige værnemidler i brug til sidst.

Hold sortimentet lille. Så bliver listen kortere, og en ny medarbejder er hurtigere lært op. Se kemikalier og rengøringsmidler.

Vådt arbejde og huden

Ifølge Arbejdstilsynet er hudproblemer udbredte blandt folk, der gør rent, og håndeksem er en af de mest udbredte erhvervssygdomme i Danmark. Vand udtørrer huden og gør den mere modtagelig for kemiske stoffer, og mange timer i handsker tæller også som vådt arbejde. Sørg for handsker, der passer til opgaven, og for at der er nogle at skifte til.

Spande op ad trapper

Vand er tungt, og en trappe gør det værre. Arbejdstilsynets skema for løft, træk og skub nævner tre ting, der forværrer et løft: foroverbøjet ryg, vrid i kroppen og løft med armene hævet. Er en af dem til stede, skal du også vurdere, hvor ofte der løftes, og hvor mange timer om ugen. Arbejdstilsynet understreger, at to personer om et løft ikke kan erstatte egnede tekniske hjælpemidler. Kan vandet fyldes på hver etage, eller kan I bruge mindre beholdere? Se tunge løft.

APV

Alle arbejdspladser med ansatte skal have en APV med en skriftlig handlingsplan. Den skal laves om, når arbejdet ændrer sig, fx med et nyt rengøringsmiddel, og alle arbejdsmiljøforhold skal gennemgås mindst hvert tredje år. Se APV – arbejdspladsvurdering.

Servicefradrag: hvorfor beboerne ikke kan bruge det

Trappevask er rengøring, men servicefradraget kan ikke bruges, når foreningen betaler. Skattestyrelsen er klar på tre punkter:

• Der er ikke fradrag for udgifter, der betales over huslejen, en vedligeholdelseskonto eller foreningens hensættelser.
• Der er ikke fradrag, hvis retten til at råde over arbejdet efter vedtægterne ligger hos andels- eller ejerforeningens bestyrelse. Den juridiske vejledning kræver, at beboeren har individuel råderet over den del af ejendommen, arbejdet er udført på.
• Landsskatteretten har afvist fradrag for et medlems andel af en ydelse, som ejerforeningen betalte samlet (SKM2013.341.LSR).

Nævn derfor ikke servicefradrag i tilbud til foreninger. De generelle regler står i servicefradrag.

CVR, moms, faktura og overenskomst

Du registrerer virksomheden på virk.dk og skal momsregistreres, når salget overstiger 50.000 kr. om året. Se moms for servicevirksomheder.

Foreninger har ofte en administrator, der skal have fakturaen. Aftal i kontrakten, hvem den sendes til, og hvilken reference der skal stå på. Se krav til en faktura.

Gør du rent for en offentlig myndighed, skal myndigheden ved bestillingen oplyse sit EAN-lokationsnummer og en reference, og din regning skal henvise til begge (bekendtgørelsen om elektronisk afregning, §§ 3 og 4). Se EAN-faktura til offentlige kunder.

Når du ansætter, skal du vide, om en overenskomst gælder for virksomheden, og hvad den betyder for løn og vilkår. Det står i guiden overenskomst i servicefagene.

Tjekliste før første forening

• CVR-nummer og plan for momsregistrering
• Kontraktskabelon med ydelsesbeskrivelse, fast ugedag, nøgler og opsigelse
• Nøgleliste og kvitteringsblanket
• Erhvervsforsikring, der dækker skader hos kunden og bortkomne nøgler
• Produktliste og sikkerhedsdatablade for rengøringsmidlerne
• Handsker og udstyr, der mindsker løft på trapperne
• Ugeplan, hvor foreninger i samme område ligger på samme dag

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode