Skift system uden at miste kunder, aftaler eller historik

Til dig, der vil flytte fra ét planlægnings- eller kundesystem til et andet og vil være sikker på, at ingen kunder eller besøg falder ud undervejs.

Hent alle data ud i et maskinlæsbart format, afstem antal kunder, aftaler og kommende besøg mellem det gamle og det nye system, og lad de to køre side om side, til tallene passer. Regnskabsmateriale skal efter bogføringsloven gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, også når du skifter system. Den gamle historik skal altså kunne findes frem, efter det gamle abonnement er opsagt.

Det skal være lige så nemt at komme ud som at komme ind

De fleste systemer gør det let at komme i gang. Du uploader en kundeliste, og så kører det. Langt færre gør det lige så let at komme ud igen. Og først når du skal skifte, opdager du, om dine data er dine i virkeligheden eller kun på papiret.

Vurdér derfor et system på, hvordan man forlader det, før du går ind i det. Det står der mere om i vælg system til servicevirksomheden. Den her guide handler om selve flytningen.

Hvad skal flyttes?

Skeln mellem det, det nye system skal bruge, og det, du bare skal kunne slå op i.

Data	Skal ind i det nye system	Skal gemmes og kunne findes
Kunder med kontaktoplysninger	Ja	–
Adresser, også arbejdsadresser, der ikke er kundens egen	Ja	–
Faste aftaler: ydelser, rytme, pris, sæson	Ja	–
Næste planlagte besøg pr. aftale	Ja	–
Noter om adgang, nøgler, hunde	Ja	–
Åbne tilbud og ordrer	Ja	–
Besøgshistorik	Helst	Ja
Billeder og dokumentation	Efter behov	Ja, så længe en reklamation kan komme
Fakturaer og regnskabsmateriale	–	Ja, i 5 år efter regnskabsårets udgang
Sendte beskeder til kunder	Efter behov	Efter behov

De faste aftaler er det sværeste at flytte. En kundeliste er en kundeliste i alle systemer. Men en aftale om vinduespudsning hver fjerde uge, tagrender én gang om efteråret og en pris, der blev forhandlet for tre år siden, er bygget forskelligt op fra system til system.

Trin 1: Hent alt ud, før du opsiger

Bed om en fuld eksport, mens du stadig er kunde. Spørg konkret efter:

kunder og adresser
aftaler med ydelser, rytmer og priser
kommende planlagte besøg
historik over udførte besøg
noter, billeder og vedhæftninger
fakturaer, hvis de ligger i systemet

Formatet skal være maskinlæsbart, fx regneark eller CSV, og ikke en PDF pr. kunde. Tjek eksporten med det samme: Åbn filerne, tæl rækkerne, og se efter, om æ, ø og å er kommet rigtigt med.

Datatilsynet anbefaler, at du allerede ved valget af en cloudleverandør afklarer, om leverandøren kan slette eller levere oplysningerne tilbage, når aftalen ophører. Står det i databehandleraftalen eller vilkårene, så hold leverandøren op på det.

Gebyrer og frister

EU’s dataforordning har strammet reglerne for skift mellem databehandlingstjenester, herunder cloudtjenester. Et skift må som udgangspunkt højst tage 30 dage, og fra den 12. januar 2027 skal udbyderne fjerne gebyrer for skift. Indtil da må gebyrerne højst svare til de faktiske omkostninger.

Trin 2: Ryd op, før du flytter

En flytning er det bedste tidspunkt at rydde op. Det er lettere at lade gamle fejl blive tilbage end at rette dem bagefter. Kig efter:

Dubletter: samme kunde oprettet to gange, fx med og uden mellemnavn.
Døde kunder: kunder, der sagde op for år tilbage. Personoplysninger skal slettes, når du ikke længere har brug for dem, og Datatilsynet nævner ca. 2 år uden køb som vejledende. Regnskabsmaterialet skal dog stadig gemmes.
Forkerte adresser: En adresse, der ikke kan findes på et kort, kan ikke komme med på en rute.
Uklare aftaler: aftaler, hvor rytmen står i en fritekstnote i stedet for i et felt.

Ryd op enten i det gamle system eller i eksporten. Ikke halvt i hvert.

Trin 3: Afstem tallene

Afstemningen er det trin, der oftest bliver sprunget over, og det er den, der fanger fejlene. Tæl det samme i begge systemer, og sammenlign:

Hvad der tælles	Gammelt system	Nyt system	Passer?
Aktive kunder
Aktive aftaler
Kommende besøg de næste 8 uger
Samlet årsværdi af aftalerne
Kunder pr. postnummer

Nøjes ikke med totalen. To fejl kan ophæve hinanden, så summen passer, mens to kunder står forkert. Tag også stikprøver: Vælg 20 kunder tilfældigt, og sammenlign dem felt for felt, dvs. adresse, ydelser, rytme, pris og næste besøg.

Finder du forskelle, så find årsagen, før du går videre. En forskel på tre aftaler er sjældent tre tilfældige fejl. Som regel har de én fælles årsag, fx en bestemt slags aftale, der ikke kom med i eksporten.

Trin 4: Kør de to systemer side om side

Sluk ikke det gamle system den dag, du tager det nye i brug. Planlæg et overlap:

Vælg en skæringsdato. Fra den dag planlægges og faktureres alt nyt i det nye system.
Behold læseadgang til det gamle. Så kan du slå op, når en kunde siger «I plejer at…».
Lad overlappet vare mindst én cyklus. Kommer de fleste kunder hver fjerde uge, så mindst fire uger.
Hold øje med de første runder. Mangler en kunde på ruten, eller kommer en kunde to gange, er der en fejl i flytningen.
Opsig først, når tallene passer. Og når den endelige eksport ligger et sted, du selv har kontrol over.

Fakturering i overgangen

Pas på, at samme besøg ikke bliver faktureret i begge systemer, og at intet besøg falder mellem to stole. Den enkleste regel er, at alt udført før skæringsdatoen faktureres fra det gamle system, og alt efter fra det nye.

Bogføringslovens krav til den gamle historik

Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Erhvervsstyrelsen skriver, at pligten gælder, selvom virksomheden skifter bogføringssystem. Materialet skal kunne findes frem og foreligge i en form, der kan kopieres.

Følger regnskabsåret kalenderåret, skal fakturaer fra 2026 altså gemmes til udgangen af 2031.

Ligger fakturaerne i et regnskabsprogram, du beholder, er de der stadig, når du skifter planlægningssystem. Ligger de i det system, du forlader, skal du have dem ud i en form, der kan læses om flere år, før adgangen lukker. Og skifter du også regnskabsprogram, gælder det samme for bogføringen.

Bruger du et ikke-registreret bogføringssystem, kræver Erhvervsstyrelsen desuden sikkerhedskopi mindst en gang om ugen, opbevaret hos en uafhængig tredjepart på en server i EU/EØS i 5 år.

Læs mere i digital bogføring.

Personoplysningerne under flytningen

Du er dataansvarlig for kundernes oplysninger under hele flytningen. Det nye system skal have en databehandleraftale med dig, før du lægger kundedata ind. Eksportfiler med kundeoplysninger skal behandles sikkert. Send dem ikke rundt på mail, og lad dem ikke ligge på skrivebordet på en bærbar uden kode. Når flytningen er afsluttet, skal det gamle system slette oplysningerne, og de eksportfiler, du ikke skal bruge, skal også slettes.

En tjekliste til skiftet

Fuld eksport hentet og kontrolleret, før der er opsagt
Oprydning gjort ét sted
Databehandleraftale med det nye system
Antal kunder, aftaler og kommende besøg afstemt
20 tilfældige kunder sammenlignet felt for felt
Skæringsdato for planlægning og fakturering besluttet
Overlap på mindst én cyklus
Regnskabsmateriale sikret i 5 år
Gammelt system opsagt, og sletning bekræftet

Reglen gælder også den anden vej. På siden om at flytte fra ServiceBrain står det, hvordan ServiceBrain udleverer dine data, og hvornår de slettes.

Spørgsmål og svar

Skal jeg flytte hele historikken med over i det nye system?

Ikke nødvendigvis. Det, det nye system skal bruge fremover, skal flyttes: kunder, adresser, aktive aftaler og kommende besøg. Gammel historik kan ligge i en eksport, så længe den kan findes frem og læses, og regnskabsmaterialet opbevares i de 5 år, bogføringsloven kræver.

Hvor lang tid skal de to systemer køre side om side?

Mindst én hel cyklus af dine faste aftaler. Kommer de fleste kunder hver fjerde uge, så lad det gamle system være tilgængeligt i mindst fire uger efter skiftet, så du kan slå op, når noget ikke stemmer.

Hvad gør jeg med kunder, der er holdt op for længe siden?

Overvej at lade dem blive tilbage. Personoplysninger skal slettes, når du ikke længere har brug for dem, og et skift er en god anledning til at rydde op. Fakturaer og andet regnskabsmateriale skal dog gemmes i 5 år.

Må den gamle leverandør tage betaling for at udlevere mine data?

Dataforordningen udfaser gebyrer for skift mellem databehandlingstjenester. Fra den 12. januar 2027 skal de fjernes helt. Indtil da må de højst svare til de faktiske omkostninger. Læs også dine vilkår.

Kilder

Opdateret 6. oktober 2026. Guiden er generel information og ikke rådgivning — regler kan ændre sig. Er du i tvivl, så spørg din revisor, din brancheorganisation eller myndigheden direkte. Ser du en fejl, så skriv til hej@servicebrain.dk. Sådan laver vi guiderne.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode