GPS i firmabilerne: hvad må en arbejdsgiver, og hvad skal medarbejderne vide?

Til dig, der har varebiler med GPS eller overvejer at få det og vil vide, hvad du må bruge oplysningerne til.

En arbejdsgiver kan have en berettiget interesse i at lokalisere firmabiler i arbejdstiden, fx for at planlægge ruter eller af hensyn til medarbejdernes sikkerhed. Medarbejderne skal senest, når sporingen sættes i gang, have at vide, hvad formålet er, hvor meget der spores, og hvad oplysningerne bruges til. Må bilen bruges privat, skal medarbejderen kunne slå sporingen fra.

Må man GPS-spore firmabiler?

Ja, på visse betingelser. Datatilsynet skriver, at en arbejdsgiver kan have en berettiget interesse i at kunne lokalisere de køretøjer, de ansatte bruger i arbejdstiden. Tilsynet nævner tre eksempler: at planlægge og optimere kørselsruter, at overvåge transport af personer eller varer og hensynet til de ansattes sikkerhed.

For en servicevirksomhed er det første det typiske. Du vil vide, hvor bilerne er, så dagens ruter kan lægges og flyttes, og så kunden kan få at vide, hvornår der bliver ringet på.

GPS-data om en bil, som en bestemt medarbejder kører i, er oplysninger om medarbejderen. Derfor gælder databeskyttelsesreglerne. Sporingen kræver et gyldigt behandlingsgrundlag, og den skal være saglig og proportional.

Behandlingsgrundlaget

Datatilsynet peger på to mulige grundlag:

Behandlingen skal desuden opfylde forordningens artikel 5 om bl.a. saglighed og nødvendighed. Følger sporingen DA/LO-aftalen om kontrolforanstaltninger eller en lignende aftale, anses den også for at opfylde de grundlæggende principper i artikel 5, stk. 1, litra a–c.

Er virksomheden omfattet af en overenskomst, så se efter, hvad den siger om kontrolforanstaltninger. Datatilsynet gør opmærksom på, at aftalerne mellem arbejdsmarkedets parter har særlige regler for, hvordan medarbejderne skal have besked.

Formålet bestemmer, hvad du må bruge data til

Beslut formålet, før systemet kommer i bilerne, og hold dig til det.

Arbejdsgiveren skal ifølge Datatilsynet sørge for, at oplysningerne ikke bliver brugt på en måde, der ikke kan forenes med det formål, de blev indsamlet til. Tilsynet nævner som eksempel at overvåge chaufførens adfærd eller opholdssted.

Er formålet ruteplanlægning, kan du altså ikke bruge data til at holde øje med, hvor lang frokostpause folk holder. Vil du bruge data til noget nyt, skal medarbejderne have besked om det nye formål, før du gør det, og det nye formål skal kunne forenes med det oprindelige. Har du en konkret mistanke mod en enkelt medarbejder, er det en kontrol, som skal vurderes for sig.

Skriv formålet ned. Det er det, du skal kunne pege på, hvis en medarbejder eller Datatilsynet spørger.

Hvad skal medarbejderne have at vide?

Senest den dag, sporingen går i gang, skal de ansatte have information om:

1. formålet med sporingen
2. omfanget – hvilke biler, hvilke tidspunkter, hvad der registreres
3. hvordan de indsamlede oplysninger bliver brugt

Informationen skal også opfylde de almindelige krav i forordningens artikel 13. Den skal være let at få fat i og skrevet i et klart og enkelt sprog, så medarbejderen kan forstå, hvad kontrollen skal bruges til.

Et eksempel på en kort information

Vores varebiler har GPS. Vi bruger positionen i arbejdstiden til at planlægge dagens ruter, flytte opgaver mellem holdene og give kunderne et tidspunkt for besøget. Vi bruger den ikke til at måle pauser eller kørestil. Positionerne gemmes i [periode] og slettes derefter. Kører du privat i bilen, kan du slå sporingen fra. Spørgsmål til [navn].

Eksemplet er et udgangspunkt. Teksten skal passe til det, du faktisk gør.

Kan GPS-data bruges som bevis over for en kunde?

Det sker, at en kunde påstår, at ingen har været der. Positionen fra bilen kan vise, at holdet holdt ved adressen. Men det er et andet formål end ruteplanlægning, og reglerne om viderebehandling gælder. Vil du bruge positionsdata til at dokumentere besøg, så skriv det ind i formålet og i informationen til medarbejderne fra starten. Ikke først, når klagen kommer.

Tit har du et bedre bevis. Billeder fra besøget og tidspunktet, hvor opgaven blev meldt udført, siger mere om, hvad der blev lavet, end en prik på et kort. Se dokumentation af udført arbejde.

Privat kørsel i firmabilen

Må bilen bruges privat, skal du sørge for, at medarbejderen kan slå GPS-sporingen fra, når bilen bruges privat. Det skriver Datatilsynet direkte.

Et system, der ikke kan slås fra, passer altså ikke til en bil, medarbejderen tager med hjem og kører i weekenden. Enten skal der være en knap til privat kørsel, eller også skal bilen kun bruges i arbejdstiden.

Hvor længe må positionsdata gemmes?

Datatilsynets vejledning om GPS nævner ingen fast frist. Den almindelige regel gælder: Personoplysninger må kun opbevares, så længe det er nødvendigt for formålet, og skal derefter slettes eller anonymiseres. Ifølge Datatilsynet er generelle slettefrister, fx at oplysningerne slettes efter en vis periode, i orden, så længe der er procedurer, der sikrer, at sletningen sker.

Du skal sjældent bruge at vide, hvor en bil holdt i marts, for at planlægge ruten i oktober. Sæt en frist, der passer til formålet, skriv den ind i informationen til medarbejderne, og lad systemet slette automatisk.

Spørgsmål til GPS-leverandøren

• Kan positionsdata slettes automatisk efter en fast periode?
• Kan medarbejderen slå sporingen fra ved privat kørsel?
• Hvor ligger data – i EU eller uden for?
• Er der en databehandleraftale?
• Hvem hos leverandøren kan se positionerne?

Leverandøren af GPS-systemet er typisk databehandler. Du er som arbejdsgiver dataansvarlig.

Medarbejderens rettigheder

Positionsdata om en medarbejder er personoplysninger, og medarbejderen har de samme rettigheder som alle andre: ret til indsigt, ret til at få forkerte oplysninger rettet og ret til at klage til Datatilsynet. En anmodning om indsigt skal som udgangspunkt besvares inden for en måned.

En tjekliste før GPS sættes i bilerne

• Formålet er skrevet ned
• Det er tjekket, om en overenskomst eller kollektiv aftale regulerer kontrolforanstaltninger
• Medarbejderne har fået skriftlig information senest den dag, sporingen starter
• Privat kørsel kan slås fra, hvis bilen må bruges privat
• Der er en slettefrist, og systemet følger den
• Databehandleraftale med leverandøren
• Data bliver kun brugt til det oplyste formål

Har du brug for GPS for at planlægge?

Ikke nødvendigvis. En rute kan lægges ud fra kundernes adresser og medarbejdernes startadresse, uden at nogen bliver sporet undervejs. GPS giver først noget ekstra, når planen skal ændres midt på dagen. I et system som ServiceBrain bliver ruterne lagt ud fra kundernes adresser. Mere om reglerne for registrering af tid i registrering af arbejdstid.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode