Fakturerbare timer: hvor mange af arbejdsdagens timer ender på en faktura?

Til dig, der betaler for 37 timer om ugen og vil vide, hvor mange af dem kunderne reelt betaler for.

Fakturerbare timer er de timer, der bliver brugt hos en kunde på arbejde, kunden betaler for. Resten af den betalte tid går til kørsel, pauser, læsning af bilen, ventetid og administration. I en udkørende virksomhed er det tætheden af ruten, der flytter tallet mest, og du kan kun kende din egen andel ved at registrere tiden pr. opgave og holde den op mod den betalte arbejdstid.

Regn det ud med det samme: Timepris-beregner – fra løn, omkostninger og fakturerbare timer til timepris.

Hvor mange timer af en arbejdsdag kan faktureres?

Færre end du betaler for. En medarbejder, der har 7,5 betalte timer, står ikke 7,5 timer med skraberen i hånden. Bilen skal læsses, der skal køres mellem kunderne, der holdes pause, og nogle dage står man og venter på en kunde, der har skiftet kode til porten uden at sige det.

Den fakturerbare andel er forholdet mellem de timer, en kunde betaler for, og de timer, du betaler for:

Fakturerbar andel = fakturerbare timer ÷ betalte timer.

Andelen er forskellig fra firma til firma og fra rute til rute. Derfor skal du måle din egen.

Hvad tæller som fakturerbar tid?

Fakturerbar tid er tid brugt på arbejde, som en kunde betaler for. Fakturerer du i timer, er det let at se. Har du faste priser pr. besøg, som de fleste vinduespudsere og tagrensere, er det tiden hos kunden på den aftalte opgave. Den tid er det, prisen skal dække, og den skal kunne betale for resten af dagen.

Det er ikke spild, alt sammen. Uden læsset bil og kørsel bliver der ikke pudset noget. Men det skal betales af de fakturerbare timer, og det er derfor, andelen skal ind i timeprisen. Se beregn din timepris.

Hvad tager kørslen?

Kørsel er tit den største post, der ikke kan faktureres. Den afhænger mest af to ting: hvor mange stop der er på en dag, og hvor langt der er mellem dem.

Tolv stop med fire minutter imellem koster 44 minutters kørsel mellem kunderne. De samme tolv stop med ni minutter imellem koster 99 minutter. Forskellen er næsten en time hver dag, og den kommer kun fra, hvordan kunderne er fordelt på dagene. Det er det, ruteplanlægning handler om. Se ruteplanlægning for faste kunder.

Hvordan turen til første kunde og hjem fra sidste regnes i forhold til arbejdstid, afhænger af, hvor medarbejderen møder ind. Arbejdstilsynets meddelelse om daglig hvileperiode regner den daglige transport til og fra arbejdsstedet som hviletid. Møder folkene på lageret og kører derfra i firmabilen, er det ansættelseskontrakten eller overenskomsten, der skal sige, hvornår arbejdstiden begynder. Skriv det ned, så der ikke er tvivl.

Pauser, hviletid og arbejdstid: lovens ramme

De fakturerbare timer kan ikke vokse ud over den tid, folk må arbejde. Reglerne for ansatte sætter rammen:

Loven fastsætter ikke, hvor lang pausen skal være. Det gør overenskomsten eller ansættelseskontrakten. Arbejdstid er efter arbejdstidsloven det tidsrum, hvor medarbejderen er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed under udførelsen af sine opgaver, medmindre en kollektiv overenskomst siger andet (§ 2, stk. 3).

Det betyder noget i en travl sæson. Skal der presses flere fakturerbare timer ud af september, kan det ikke ske ved at gøre dagene længere end reglerne tillader. Det skal ske ved at fjerne kørsel og ventetid. Læs mere i hviletid og fridøgn.

Betalte timer eller præsterede timer?

Det er nævneren i brøken, der oftest giver et forkert billede.

Danmarks Statistik regner i lønstatistikken med præsterede timer. Den præsterede tid er den tid, lønmodtageren har arbejdet inkl. overtimer, men uden ferietimer, fritimer på skæve helligdage og fravær på grund af sygdom, barsel mv.

For en servicevirksomhed er der brug for begge tal:

• Fakturerbare ÷ præsterede timer viser, hvor godt dagene udnyttes, når folk er på arbejde. Det er det tal, ruten og planlægningen kan flytte.
• Fakturerbare ÷ betalte timer viser, hvor mange timer der skal bære lønnen. Det er det tal, timeprisen skal regnes på, for ferie og sygdom koster også løn.

Regneeksempel: to ruter samme dag

Et eksempel med tal, der alle er antagelser. En vinduespudser møder på lageret kl. 7.00 og har fri kl. 15.00 med 30 minutters ubetalt frokost. Det giver 7,5 betalte timer, altså 450 minutter. Han har 12 kunder.

Begge dage betaler du for 7,5 timer. Den tætte rute giver 55 minutter mere hos kunderne, kun fordi kunderne ligger tættere. Over en sæson på mange dage er det den forskel, der afgør, om en fast pris pr. besøg giver overskud.

Tallene gælder ikke dit firma. Kun dine egne registreringer kan sige, hvor din andel ligger.

Sådan måler du dine fakturerbare timer

1. Registrér den daglige arbejdstid for hver ansat. Det er et krav i arbejdstidsloven, og registreringerne skal gemmes i 5 år (§ 4 b).
2. Registrér tiden pr. opgave: start og slut hos hver kunde. Det kan gøres i en app på telefonen, når medarbejderen ankommer og går.
3. Læg tiden hos kunderne sammen for en uge, og del med de betalte timer samme uge.
4. Del den ikke-fakturerbare tid op i kørsel, ventetid, klargøring og administration. Det er de poster, der kan gøres noget ved.
5. Mål i mindst fire uger, og gerne i både højsæson og lavsæson. En regnvejrsuge i oktober ser helt anderledes ud end en tør uge i maj.
6. Sammenlign ruterne. Har én rute 55 pct. og en anden 70 pct., er det ruten, der skal kigges på, ikke folkene.

I et system som ServiceBrain tjekker medarbejderne ind og ud i appen, så tiden hos kunden bliver registreret undervejs. Se tidsregistrering. Mere om reglerne for selve registreringen i registrering af arbejdstid.

Sådan hæver du den fakturerbare andel

Den hurtigste gevinst er næsten altid kørslen. Saml kunderne i områder og dage, så en rute ligger i ét postnummer i stedet for tre.

Ventetid og forgæves besøg er den næste. Varsl kunden dagen før, gem portkoder og adgangsnoter på kunden, og skriv i dine betingelser, hvad et forgæves besøg koster. Se SMS og mail til kunder.

Klargøringen kan ofte flyttes. Læsses bilen om eftermiddagen til næste dag, starter morgenen med kørsel i stedet for at lede efter stiger.

Administrationen skal væk fra bilen. Tid, hvor en medarbejder taster opgaver ind fra papir, er tid, kunden ikke ser. Kan registreringen ske med ét tryk hos kunden, forsvinder den post næsten.

Og følg tallet over tid. Den fakturerbare andel er et af de nøgletal, der skrider uden at nogen opdager det, hvis det ikke bliver målt.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode