Nøgler og koder hos kunderne: sådan passer du på dem, og hvem der må se dem

Ansvarlig redaktør: Magnus Christensen, ejer af Shining Stones og stifter af ServiceBrain · Opdateret 10. oktober 2026

Til dig, der har kunder, der giver dig nøgle, dørkode eller alarmkode, så I kan komme ind, mens de ikke er hjemme.

En kode eller en nøgle, der kan kobles til kundens adresse, skal beskyttes med passende sikkerhed, og Datatilsynet siger, at adgangen skal begrænses til dem med et arbejdsbetinget behov. Når en medarbejder stopper, skal adgangen fjernes med det samme. Hvem der betaler, hvis en nøgle bliver væk, afhænger af jeres aftale og din forsikring, så spørg dit forsikringsselskab, før det sker.

Hvorfor nøgler og koder kræver en plan

En vinduespudser med 300 faste kunder har ofte nøgler til gårde, koder til opgange og et par alarmkoder til villaer og kontorer. Rengøring, trappevask og haveservice er det samme. Kunden giver dig adgang til sit hjem eller sin virksomhed, mens hun ikke selv er der.

Det kræver tillid. Og det er en risiko, hvis en nøgle med adresse på ligger i en ulåst bil, eller hvis en tidligere medarbejder stadig har koderne i sin telefon.

Er en kode eller en adresse en personoplysning?

Ja, når den kan kobles til en person. Datatilsynet skriver, at en personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, når oplysningen kombineres med andre. Navn, adresse og bolig nævnes som eksempler.

En dørkode alene siger ikke meget. Men står den ved siden af «Hansen, Lindevej 4», er den en oplysning om Hansens hjem. Det samme gælder en nøgle med adressen på mærket.

Er det en personoplysning, gælder GDPR. Det er dig som virksomhed, der er ansvarlig.

Hvad kræver GDPR af sikkerheden?

Datatilsynet skriver, at den dataansvarlige skal vurdere risikoen ved behandlingen og gennemføre passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Sikkerhedsniveauet skal afspejle den konkrete risiko for, at oplysningerne stjæles, mistes, skades eller behandles ulovligt.

En kode til en hoveddør eller en alarm kan give adgang til et hjem. Det taler for et højere niveau end for et telefonnummer.

Tre af Datatilsynets råd til små virksomheder passer direkte på nøgler og koder:

Datatilsynet skriver også, at du kan begrænse din risiko ved ikke at opbevare oplysninger længere end nødvendigt. En kode til en kunde, der er stoppet, skal ikke ligge og flyde.

Sådan opbevarer og registrerer du nøgler

Det følgende er gode råd, ikke lovkrav. Loven siger «passende sikkerhed». Hvordan du når dertil, er op til dig.

• Nummer i stedet for adresse. Mærk nøglen med et nummer, og hav listen over, hvilket nummer der hører til hvilken adresse, et andet sted. Finder nogen nøglen, ved de ikke, hvor den passer.
• Et nøgleskab med lås på kontoret eller hjemme, ikke en krog i bilen.
• En nøglelog: hvilken nøgle, hvem der har den, hvornår den blev udleveret, og hvornår den kom tilbage.
• Kvittering fra kunden, når du modtager en nøgle, og når du afleverer den igen. Så er I enige om, hvor mange I har.
• Koder kun digitalt og bag kode. Ikke på en seddel i handskerummet, og ikke i en fælles sms-tråd.
• Slet koden, når kunden stopper, og aflever nøglen samme dag.

Ideen med nummeret har Datatilsynet selv en parallel til. Oplysninger, der kun kan kobles til en person med en ekstra oplysning, der opbevares adskilt, kaldes pseudonymiserede. Datatilsynet understreger, at de som udgangspunkt stadig er personoplysninger. Nummeret gør ikke nøglen ufarlig, men en tabt nøgle uden adresse er en mindre risiko.

Hvem må se koderne?

Datatilsynets vejledning om rettighedsstyring sammenligner selv adgang til systemer med nøgler: Ligesom du holder styr på, hvem der har nøgle til dit hjem, skal du holde styr på, hvem der har adgang til hvilke oplysninger. Vejledningen nævner «dataadgang efter behov» og «periodisk kontrol af adgangsrettigheders aktualitet» som foranstaltninger.

I praksis:

1. Den, der kører ruten, ser koderne til dagens kunder.
2. Kontoret, der planlægger, ser dem, der skal bruges til planlægningen.
3. En vikar eller ny medarbejder får kun det, vedkommende skal bruge nu.
4. Gå én gang om året igennem, hvem der har adgang til hvad.

I ServiceBrain kan koder og nøgleoplysninger gemmes som noter på adressen. De står på medarbejderens telefon ved besøget, og adgangen styres pr. medarbejder.

Når en nøgle eller en kodeliste bliver væk

Skel mellem to ting: nøglen og oplysningerne.

Oplysningerne. Mister I en telefon, en mappe eller en liste med koder og adresser, kan det være et brud på persondatasikkerheden. Datatilsynets vejledning bruger stjålne papirer med personoplysninger som eksempel på et brud. Du skal anmelde bruddet til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter, at du har fået kendskab til det, medmindre det er usandsynligt, at det indebærer en risiko for de personer, det handler om. Se GDPR for servicevirksomheder for, hvordan du gør.

Nøglen. Sig det til kunden med det samme. Det er kundens hjem, og kunden skal selv kunne vurdere, om låsen skal skiftes.

Hvem der betaler for en ny lås, siger de kilder, guiden bygger på, ikke noget klart om. Det afhænger af jeres aftale og af din forsikring. To ting er værd at vide:

• I forsikringsbranchens vejledende betingelser for erhvervsansvarsforsikring fra 1986 dækker forsikringen ikke skade på ting, som den sikrede har til opbevaring eller af anden grund har i sin varetægt. En kundes nøgle, du opbevarer, ligner netop sådan en ting. Betingelserne dækker heller ikke formuetab, der ikke følger af en dækket person- eller tingskade.
• Forsikring & Pension skriver, at betingelserne i dag bruges som inspiration for selskabernes egne. Dine kan altså være anderledes.

Ring derfor til dit forsikringsselskab, før det sker, og spørg direkte: Dækker policen en mistet kundenøgle og et nyt låsesystem? Skriv svaret ned. Skriv også i din serviceaftale, hvordan nøgler udleveres, opbevares og afleveres.

Har en medarbejder tabt nøglen, kan du kun i begrænset omfang kræve pengene tilbage fra medarbejderen. Erstatningsansvarslovens § 23 tillader det kun, i det omfang det er rimeligt efter skylden, hans stilling og omstændighederne, og det kan ikke aftales væk på forhånd (§ 27, stk. 2). Mere om dit ansvar for medarbejderne i skader hos kunden.

Når en medarbejder stopper

Datatilsynet skriver, at når en medarbejder stopper, skal du straks sørge for, at vedkommende ikke længere har adgang til systemer og bygninger. Vejledningen om rettighedsstyring tilføjer, at hurtig inddragelse normalt kræver, at man er forberedt, og at det samme gælder ved orlov, sygemelding og fritstilling.

Det er en god regel at gøre det samme med kundernes nøgler og koder:

1. Indsaml alle kundenøgler den sidste arbejdsdag, og tjek dem mod nøgleloggen.
2. Luk hans adgang til systemet og telefonen samme dag.
3. Sørg for, at koderne ikke ligger i hans private telefon, sms’er eller noter.
4. Vurder, om der er koder, medarbejderen har kendt udenad, som kunden bør skifte. Fortæl kunden det, og lad kunden beslutte.

Har du styr på nøgleloggen og på, hvem der kan se hvad, tager det her en halv time i stedet for en uge.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om adgang