Krav om digital bogføring: gælder det din virksomhed, og hvad skal systemet kunne?

Til dig, der driver en mindre servicevirksomhed og vil vide, om du skal skifte fra papir, regneark eller et hjemmelavet system.

Alle selskaber skal bogføre digitalt. Personligt ejede virksomheder skal bogføre digitalt for indkomstperioder, der starter 1. januar 2026 eller senere, hvis den erhvervsmæssige nettoomsætning har været over 300.000 kr. i to år i træk. Systemet skal enten være registreret hos Erhvervsstyrelsen eller selv opfylde kravene, og regnskabsmaterialet skal gemmes i 5 år.

Hvem skal bogføre digitalt?

Bogføringsloven af 2022 kræver, at visse virksomheder registrerer deres transaktioner og opbevarer deres bilag i et digitalt bogføringssystem. Det gælder virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, bl.a. alle ApS’er og A/S’er. Og det gælder virksomheder med en nettoomsætning, der i 2 på hinanden følgende år har oversteget 300.000 kr.

Oversat til en servicevirksomhed:

Hvornår trådte kravet i kraft?

Kravet er kommet i tre trin:

Har virksomheden forskudt regnskabsår, gælder kravet fra starten af regnskabsåret i 2026, ikke midt i et regnskabsår.

Tag en enkeltmandsvirksomhed med kalenderår som regnskabsår havde en erhvervsmæssig nettoomsætning på 340.000 kr. i 2024 og 410.000 kr. i 2025. Begge år er over 300.000 kr., så virksomheden skal bogføre digitalt fra 1. januar 2026. Havde 2024 været 280.000 kr., var den ikke omfattet i 2026.

Hvad er et registreret bogføringssystem?

Erhvervsstyrelsen fører en liste over registrerede digitale standard bogføringssystemer. Et system kommer på listen, når udbyderen har registreret det hos styrelsen og dermed står inde for, at det opfylder kravene.

Bruger du et system fra listen, er kravene til selve systemet som udgangspunkt opfyldt. Det tekniske er udbyderens problem.

Står dit system ikke på listen, fordi det er specialudviklet, udenlandsk eller en kombination af et registreret system og tredjepartsprogrammer, skal du selv sikre, at det opfylder de grundlæggende krav.

Hvad skal et ikke-registreret system kunne?

Kravene står i Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret (BEK nr. 205 af 29/02/2024). Systemet skal bl.a.:

• registrere alle transaktioner digitalt
• opbevare bilag for køb og salg digitalt med de nødvendige oplysninger
• mindst ugentligt tage en fuld sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag
• gemme sikkerhedskopien hos en part, der ikke er nærtstående, på en server i et EU- eller EØS-land
• kunne sende og modtage e-fakturaer og kreditnotaer i formaterne OIOUBL og Peppol BIS
• understøtte afstemning af bogføringen med virksomhedens bankkonto og tydeligt vise differencer
• opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring

Det er meget at stå inde for som vinduespudser med to mand. Derfor bruger de fleste små virksomheder et registreret standardsystem. Men pas på: Bruger du det sammen med andre programmer, fx et til fakturering eller kvitteringer, regner Erhvervsstyrelsen kombinationen som et ikke-registreret system. Så er det dig, der skal sikre, at helheden opfylder kravene.

Hvor længe skal bilag gemmes?

Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder alle bogføringspligtige virksomheder, også dem under 300.000 kr.

Bilag fra regnskabsåret 2026 (kalenderår) skal altså gemmes til udgangen af 2031.

For virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring skal købs- og salgsfakturaer opbevares digitalt. Sikkerhedskopier fra et ikke-registreret system skal også gemmes i 5 år.

Hvornår skal transaktionerne bogføres?

Bogføringsloven kræver, at transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at de har fundet sted. En skotøjsæske med kvitteringer, der først bliver åbnet til årsregnskabet, holder ikke.

Sender du mange små fakturaer hver måned, skal salget altså ind i bogføringen løbende. Sender dit faktureringssystem fakturaerne direkte videre til bogføringssystemet, sker det af sig selv. I et system som ServiceBrain kan fakturaerne overføres til regnskabsprogrammet, så salget ikke skal tastes to gange. Se fakturering.

E-fakturering i registrerede systemer

I september 2026 meldte Erhvervsstyrelsen en ny bekendtgørelse ud om krav til registrerede bogføringssystemer. For dig som bruger betyder den to ting:

1. MitID-validering: Senest fra og med den 1. marts 2027 bliver du mødt med en anmodning om at validere virksomhedens stamoplysninger med MitID, når du logger ind i et registreret bogføringssystem.
2. Automatisk tilmelding til e-fakturering: Udbyderen tilmelder dig e-fakturering, medmindre du aktivt takker nej.

Tilmeldingen binder dig ikke. Du kan stadig aftale andre fakturaformer med dine kunder. Fakturerer du offentlige kunder, er e-faktura derimod et krav. Se EAN-faktura til offentlige kunder.

Typiske spørgsmål fra små servicevirksomheder

Kvitteringer fra byggemarkedet og tankstationen

Papirkvitteringer er stadig bilag. Er du omfattet af kravet, skal købs- og salgsfakturaer opbevares digitalt, så papiret skal fotograferes eller scannes og knyttes til posteringen. Gør det med det samme. En kvittering, der har ligget en måned i solen på instrumentbrættet, kan ikke læses.

Kontantbetaling og MobilePay fra kunder

Alle transaktioner skal registreres, også de små. En betaling, der kun står i telefonen, er ikke bogført.

Fakturaer fra flere systemer

Laver du fakturaerne i ét program og bogfører i et andet, skal salget stadig ende i bogføringssystemet med bilag. Jo mere der flyttes automatisk, jo færre fejl.

Når revisoren laver det hele i slutningen af året

Det opfylder ikke kravet om at registrere transaktionerne snarest muligt. Aftal en fast rytme i stedet, fx hver måned eller hvert kvartal, når momsen alligevel skal laves.

Sådan kommer du i gang

1. Tjek omsætningen i de to seneste regnskabsår. Har begge været over 300.000 kr., er du omfattet.
2. Tjek dit system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede bogføringssystemer.
3. Står det ikke på listen, så vurdér, om du selv kan opfylde kravene, eller skift til et registreret system fra starten af et regnskabsår.
4. Flyt bilagene ind. Kvitteringer på papir fotograferes eller scannes og vedhæftes posteringen.
5. Aftal med din revisor eller bogholder, hvem der bogfører hvad, og i hvilket system.
6. Skift ved årsskiftet, hvis du kan. Et nyt system fra første dag i et regnskabsår giver ét sted at lede efter hele årets bilag.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode