Arbejdsseddel: en skabelon du kan kopiere, og hvad hvert felt skal bruges til

Til dig, der sender folk ud til kunderne og vil have én seddel, der rækker til fakturaen, servicefradraget og den dag, en kunde klager.

En arbejdsseddel skal mindst vise kunden, adressen, datoen, hvad der blev udført, hvem der udførte det, tidsforbrug og materialer. De felter dækker det, en faktura skal beskrive, og det, kunden skal have dokumenteret for at få servicefradrag: arbejdet, lønudgiften, CVR-nummer, dato og adresse.

Hvad er en arbejdsseddel?

En arbejdsseddel beskriver ét besøg hos én kunde: hvad der skulle laves, hvad der blev lavet, hvem der lavede det, og hvor lang tid det tog. Den skrives ude hos kunden eller lige efter.

Tre læser den. Kontoret skal fakturere det rigtige. Kunden vil se, hvad hun betaler for, og bruger tit fakturaen til servicefradrag. Og du selv skal bruge den, den dag en kunde ringer og mener, at ruderne var stribede.

Laver du sedlen, så den rækker til alle tre, skriver du kun tingene ét sted.

Arbejdsseddel skabelon til kopiering

Skabelonen herunder passer til vinduespudsning, tag- og fliserens, rengøring, haveservice og lignende ydelser. Slet de felter, du ikke bruger.

Vil du have en version til papir, kan du sætte felterne op som en blok øverst (kunde, adresse, dato, nummer) og en tabel nedenunder med én linje pr. ydelse: beskrivelse, antal, enhed og tid.

Hvad skal stå på sedlen, før du kan fakturere?

En faktura skal ifølge momsbekendtgørelsens § 58, stk. 1, blandt andet indeholde udstedelsesdato, et fortløbende nummer, sælgers CVR-nummer, navn og adresse, kundens navn og adresse, omfang og art af de leverede ydelser, leveringsdatoen (hvis den er forskellig fra fakturadatoen), pris ekskl. moms, momssats og momsbeløb.

To af punkterne tager du direkte fra arbejdssedlen:

1. Omfang og art af ydelsen. «Vinduespudsning» er art. «18 fag udvendigt» er omfang. Skattestyrelsens vejledning nævner, at den tællelige enhed for ydelser fx kan være en timesats eller en pris for en standardydelse.
2. Leveringsdatoen. Står datoen for udførelsen på sedlen, kan den komme med på fakturaen, når du fakturerer samlet senere.

Resten af kravene, som nummer, moms og CVR, hører til selve fakturaen. Se hele listen i krav til en faktura.

Arbejdssedlen og kundens servicefradrag

Mange af ydelserne i servicefagene giver kunden ret til servicefradrag. I 2026 kan en person fradrage op til 18.300 kr. om året i arbejdsløn til serviceydelser.

Bekendtgørelsen om boligjobordningen (§ 3) kræver, at kunden har skriftlig eller elektronisk dokumentation for arbejdet. Dokumentationen kan være en faktura, en serviceerklæring eller en anden aftale og skal indeholde:

• oplysninger om det udførte arbejde
• oplysninger om lønudgiftens størrelse
• hvem der har udført arbejdet (CVR-nummer for virksomheder)
• dato for arbejdets udførelse
• stedet/adressen for arbejdets udførelse

Det er næsten de samme felter som i skabelonen. Skriv derfor arbejdslønnen og arbejdsadressen på sedlen fra starten. Skattestyrelsens vejledning henviser til en afgørelse, hvor regningen skulle være så specificeret, at det tydeligt fremgik, hvor stor en del der var arbejdsløn for det arbejde, der var udført hos den enkelte kunde.

Betalingsmåden tæller også. Efter § 4 giver kontant betaling og betaling med check ikke ret til fradrag. Betalingen skal ske via bank, netbank eller betalingskort.

Mere om reglerne i servicefradrag og servicefradrag for kunden trin for trin.

Arbejdssedlen som bevis ved en reklamation

En forbruger kan reklamere over fejl ved en tjenesteydelse i op til tre år efter, at fejlen er opdaget eller burde være opdaget. En tjenesteydelse har en fejl, hvis den ikke er udført fagmæssigt korrekt. Virksomheden har som udgangspunkt ret til at forsøge at rette fejlen.

Ingen husker et besøg for tre år siden. En god arbejdsseddel svarer på de spørgsmål, der kommer:

• Var I her? Dato og tidspunkt.
• Hvad blev der lavet? Feltet «udført arbejde», ikke kun det bestilte.
• Hvordan så der ud? Før- og efter-billeder fra samme vinkel.
• Hvad var der i forvejen? En revne i en rude eller en løs tagsten, noteret før start, er svær at få skylden for bagefter.
• Hvilket middel blev brugt? Produkt og mængde, hvis kunden mener, at en behandling ikke har virket.

Læs mere i dokumentation af udført arbejde og reklamation og klager.

Digital eller papir: hvad er forskellen?

Reglerne skelner ikke mellem papir og skærm. Forskellen viser sig efter besøget.

Papir er billigt at starte med og virker uden dækning. Til gengæld skrives alt to gange, først i marken og så på kontoret, og hver gang kan der snige sig en fejl ind. Med mange besøg om dagen er det dér, timerne forsvinder.

En digital arbejdsseddel på telefonen kan samle tid, billeder, materialer og kundens kvittering på én skærm og lade kontoret fakturere direkte fra den. I ServiceBrain er det sådan den digitale arbejdsseddel fungerer.

Hvor længe skal arbejdssedler gemmes?

Bruges arbejdssedlen som dokumentation for en faktura i bogføringen, er den regnskabsmateriale. Erhvervsstyrelsen beskriver et bilag som enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, og regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører.

Arbejdssedlen indeholder også personoplysninger: navn, adresse og måske billeder af kundens hus. Datatilsynet skriver, at du skal slette personoplysninger, når du ikke længere har brug for dem, men at du ikke skal slette det, du er forpligtet til at gemme efter fx bogføringsloven. Datatilsynet nævner også, at behovet for at kunne fastlægge et senere retskrav kan begrunde, at du gemmer oplysninger længere.

Gem derfor sedlen sammen med fakturaen i bogføringsperioden, og slet den bagefter, medmindre der er en sag i gang.

Fem fejl, der gør en arbejdsseddel ubrugelig

1. Kun det bestilte, ikke det udførte. Blev tre fag sprunget over, fordi der stod et stillads, skal det stå på sedlen.
2. Ingen dato eller en dato for planlægningen. Det er udførelsesdatoen, der bruges på fakturaen og i servicefradraget.
3. Kundens adresse i stedet for arbejdsadressen. Udlejer, sommerhus og forældres hus er klassikerne.
4. Arbejdsløn og materialer slået sammen. Så kan kunden ikke bruge fakturaen til servicefradrag.
5. Billeder uden sammenhæng. Et billede, der ikke kan kobles til besøget og tidspunktet, er svært at bruge som bevis.

Brug registrering af arbejdstid, hvis tiden på sedlen også skal bruges til løn.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode