Brug af underleverandører: aftalen, ansvaret og papirerne

Til dig, der vil have en anden virksomhed til at tage en del af opgaverne, fx i højsæsonen eller til en opgave, du ikke selv har udstyr til.

Kunden har sin aftale med dig, så det er dig, kunden henvender sig til, hvis underleverandøren laver fejl. Lav derfor en skriftlig aftale med underleverandøren om opgaver, pris, kvalitet, forsikring og reklamationer. Er underleverandøren udenlandsk og arbejder med fx rengøring eller havearbejde, skal du se dokumentation for anmeldelse til RUT, og ellers underrette Arbejdstilsynet senest 3 dage efter, at arbejdet er begyndt.

Hvornår bruger et servicefirma underleverandører?

Når du har flere opgaver, end dine egne folk kan nå, eller en opgave, du ikke har udstyret til. Den klassiske situation er foråret, hvor alle vil have pudset vinduer og renset fliser samme måned. Eller tagrenderne på en ejendom, der kræver lift, som en kollega i nabobyen har.

En underleverandør er en selvstændig virksomhed, der udfører en del af det arbejde, du har påtaget dig over for kunden. Du betaler underleverandøren, og kunden betaler dig. Det er noget andet end at leje en vikar. Læs om den løsning i guiden om vikarer og vikarbureauer.

Hvem står til ansvar over for kunden?

Det gør du. Kunden har indgået aftalen med dig, har fået tilbuddet fra dig og betaler din faktura. Bliver ruderne stribede, eller bliver en havelåge efterladt åben, er det dig, kunden ringer til, og din reklamation, du skal håndtere.

Du skal derfor have styr på to ting:

1. Du skal kunne stå inde for underleverandørens arbejde, som var det dit eget. Aftal kvalitetskravet før første opgave, ikke efter første klage.
2. Du skal have en aftale med underleverandøren om, hvem der betaler, når noget går galt. Ellers står du med regningen over for kunden og intet krav at gå videre med.

Guiden om skader hos kunden går i dybden med erstatningsansvaret, og guiden om reklamation og klager med, hvordan du håndterer en utilfreds kunde.

Hvad skal stå i aftalen med underleverandøren?

En mail med “kan du tage de 40 villaer i Hørsholm på tirsdag” er en aftale, men den siger intet om det, der giver problemer bagefter. Skriv i stedet en rammeaftale, som gælder for alle opgaver, og send den enkelte opgave som en ordre.

Bed om en kopi af underleverandørens forsikringspolice, før første opgave. Er der ingen ansvarsforsikring, og ødelægger underleverandøren en glasdør, kan det ende hos dig. Se guiden om forsikringer for servicevirksomheder.

Er underleverandøren i virkeligheden en ansat?

Det er det spørgsmål, der kan give de dyreste efterregninger. En person med eget CVR-nummer, som kun kører for dig, bruger dine stiger og får timeløn, kan skattemæssigt blive anset for lønmodtager.

Den juridiske vejledning bruger en samlet vurdering. Det taler for selvstændig virksomhed, når personen selv tilrettelægger og fører tilsyn med arbejdet, er økonomisk ansvarlig over for dig for arbejdets udførelse, påtager sig en selvstændig økonomisk risiko, ejer det værktøj og de maskiner, der bruges, får sin indkomst fra en ubestemt kreds af kunder og er momsregistreret og fakturerer med moms. Ingen af kriterierne er afgørende alene.

At personen beregner moms, udelukker ifølge vejledningen ikke, at der er tale om lønindkomst. Vejledningen nævner også, at et forhold, der starter som enkeltstående opgaver, kan skifte karakter til et tjenesteforhold, hvis der opstår en mere fast tilknytning til én hvervgiver.

Kriterierne og konsekvenserne er gennemgået i guiden selvstændig eller lønmodtager.

Udenlandsk underleverandør: RUT

Hyrer du en udenlandsk virksomhed til opgaver inden for bygge og anlæg, landbrug, skovbrug, gartneri, havearbejde eller rengøring, skal du se dokumentation for, at den er anmeldt til Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT). Det skriver Arbejdstilsynet.

Har du ikke set dokumentationen senest 3 dage efter, at arbejdet er begyndt, skal du underrette Arbejdstilsynet. Pligten står i udstationeringslovens § 7 d, stk. 2, og det kan straffes med bøde at undlade det (§ 10 a, stk. 1, nr. 3). Ifølge lovens § 10 a, stk. 2, straffes du dog ikke, hvis virksomheden faktisk er korrekt anmeldt.

Sådan gør du:

1. Bed om kvitteringen for RUT-anmeldelsen, senest når arbejdet starter. Virksomheden kan også skrive din mailadresse i anmeldelsen, så du får kvitteringen direkte fra Virk.
2. Tjek selv i RUT-søgningen på Virk, om virksomheden er anmeldt.
3. Mangler dokumentationen efter 3 dage, så send underretningen til Arbejdstilsynet via blanketten på Virk.

Pligten gælder også ved meget små opgaver.

Moms og faktura fra underleverandøren

En dansk underleverandør, der er momsregistreret, lægger moms på sin faktura. Du kan trække momsen fra som købsmoms, når både du og underleverandøren er momsregistrerede, ydelsen bruges i din virksomhed, og du kan dokumentere købet med en faktura. Det er Skattestyrelsens betingelser.

Tjek, at fakturaen opfylder kravene, før du betaler. Se krav til en faktura og momsfradrag.

Køber du ydelser af en virksomhed i et andet EU-land, skal du som køber selv beregne og betale dansk moms af købet. Det kaldes omvendt betalingspligt. Skattestyrelsen anbefaler, at du tjekker, at der står fx “Reverse Charge” på fakturaen. Ellers risikerer du at betale både dansk og udenlandsk moms. Købet indberettes i rubrik A, og du skal have ekstra konti i bogføringen til det.

Dokumentation og kundeoplysninger

Når underleverandøren kører på dine kunder, skal du kunne se, hvad der er lavet. Ellers opdager du først en sprunget adresse, når kunden ringer.

Send opgaverne med adresse, kundens noter, nøgleplacering og hvad der skal laves. Få besked tilbage med tidspunkt og gerne et foto, når opgaven er udført. I et system som ServiceBrain kan du dele opgaver ud i en app til opgavestyring og se, hvornår de er afsluttet.

Giv kun underleverandøren de oplysninger, opgaven kræver. Navn, adresse og portkode er nok til at pudse vinduer. Telefonnummer kun hvis underleverandøren skal ringe til kunden. Om dine pligter med kundeoplysninger, se GDPR for servicevirksomheder.

Tjekliste før første opgave

• Underleverandørens CVR-nummer er tjekket, og virksomheden er momsregistreret, hvis den lægger moms på
• Skriftlig rammeaftale med pris, kvalitet, reklamation og skader
• Kopi af erhvervsansvarsforsikringen
• Aftale om nøgler, koder og kundeoplysninger
• Aftale om, at dine kunder ikke kontaktes direkte
• Ved udenlandsk virksomhed: kvittering for RUT-anmeldelse senest ved start
• Underleverandøren har flere kunder end dig, eget udstyr og bærer selv den økonomiske risiko
• Faktura kontrolleres for moms, eller “Reverse Charge” ved EU-køb

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode