Registrering af arbejdstid: hvad loven kræver, og hvordan du gør det i en udkørende virksomhed

Til dig, der har ansatte og vil vide, hvad kravet om at registrere arbejdstid betyder for din virksomhed.

Siden 1. juli 2024 skal en arbejdsgiver have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der måler hver ansats daglige arbejdstid. Den ansatte skal kunne se sine egne oplysninger, og registreringerne skal gemmes i 5 år efter udløbet af den periode, gennemsnittet beregnes over. Du vælger selv metoden.

Hvad kræver loven?

Kravet står i § 4 b i lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet, til daglig kaldet arbejdstidsloven. Bestemmelsen trådte i kraft den 1. juli 2024 og har tre dele:

1. Arbejdsgiveren skal have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt registreringssystem, der kan måle den daglige arbejdstid for hver enkelt ansat.
2. Den ansatte skal kunne se sine egne oplysninger i systemet.
3. Arbejdsgiveren skal gemme oplysningerne i 5 år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den ansattes gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Kravet bygger på en dom fra EU-Domstolen fra 2019 (sag C-55/18), som fastslog, at medlemslandene skal sikre, at arbejdstiden bliver målt. Det er en minimumsregel. Loven siger, at du skal registrere, ikke hvordan.

Hvorfor skal arbejdstiden registreres?

Med registreringen skal man kunne se, om tre regler bliver overholdt:

Arbejdstilsynet skriver, at det kan bede om at se registreringerne, fx hvis det har mistanke om, at reglerne om hvileperiode eller fridøgn bliver brudt.

Hvem gælder kravet for?

Som udgangspunkt alle lønmodtagere, altså personer, der får løn for personligt arbejde i et ansættelsesforhold (§ 2, stk. 1).

Lovens bemærkninger præciserer, at kravet ikke gælder for ansatte, der både er undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og fra hviletidsreglerne i arbejdsmiljølovgivningen. Er der intet at kontrollere, er der heller intet at registrere.

Overenskomst

Er dine ansatte dækket af en kollektiv overenskomst, der sikrer de rettigheder, arbejdstidsdirektivet kræver, gælder flere af lovens regler ikke direkte, fordi overenskomsten regulerer dem i stedet (§ 1, stk. 2). Har du overenskomst, så se efter, hvad den siger om arbejdstid og registrering, eller spørg den organisation, du er medlem af.

Hvem kan undtages?

Loven har én mulighed for at undtage enkelte ansatte (§ 1, stk. 6). Den gælder, når arbejdstidens længde på grund af særlige træk ved arbejdet ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller når den ansatte selv kan fastsætte den. Og det skal dreje sig om ansatte, der kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesfunktioner.

Undtagelsen skal stå i ansættelseskontrakten. Står det ikke i kontrakten eller i et skriftligt tillæg til den, at lovens §§ 3, 4 og 5 ikke gælder, så gælder de.

Den er også snæver. Bemærkningerne gengiver EU-Kommissionens opfattelse: Undtagelsen kan ikke omfatte en hel kategori af ansatte, og den gælder ikke for ansatte, hvis arbejdstid kun delvist er fri. Og den beror på en konkret vurdering. Ministeriet skriver, at rækkevidden afhænger af, hvordan arbejdet faktisk er tilrettelagt i det enkelte ansættelsesforhold.

En medarbejder, der kører en rute, kontoret har lagt, er derfor næppe omfattet. Planen bestemmer på forhånd, hvornår vedkommende arbejder.

Hvad tæller som arbejdstid?

Loven definerer arbejdstid som det tidsrum, hvor den ansatte er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed under udførelsen af sine opgaver (§ 2, stk. 3), medmindre en overenskomst siger noget andet. Arbejdstid og hviletid udelukker hinanden. Tiden er enten det ene eller det andet.

Når folk kører ud til kunderne, er kørslen det svære punkt. Arbejdstilsynets meddelelse om daglig hvileperiode siger, at den daglige transport til og fra det faste arbejdssted regnes som hviletid. Transport til og fra et andet arbejdssted end det faste er også hviletid, medmindre rejsetiden overstiger den ansattes normale rejsetid. Den ekstra tid regnes så som arbejdstid.

Hvordan turen ud til første kunde og hjem fra den sidste skal behandles hos dig, afhænger derfor af, hvor det faste arbejdssted er, og af en eventuel overenskomst. Få det afklaret, før du vælger metode, så alle registrerer det samme.

Hvordan kan du registrere arbejdstiden?

Du vælger selv metoden. Loven kræver hverken et digitalt system eller en bestemt form. Ifølge lovens bemærkninger svarede de fleste virksomheder i forarbejdet, at de regnede med at købe et digitalt system, fordi det var nemmest for dem. Men det er et valg, ikke et krav.

Systemet skal vise den daglige arbejdstid pr. ansat, så du kan tjekke 48 timer, 11 timers hvile og fridøgn. Det kan gøres på flere måder:

Forståelsespapiret mellem arbejdsmarkedets parter peger på fem ting, I bør aftale på arbejdspladsen:

• Hvor ofte der registreres
• Om den ansatte selv registrerer
• Hvordan registreringerne godkendes
• Om pauser registreres
• Om en tillidsrepræsentant kan få registreringerne udleveret

Starter dagen i bilen og ikke på et kontor, passer tjek ind og tjek ud på telefonen bedst. I ServiceBrain registreres arbejdsdagen for sig og tiden på de enkelte opgaver for sig. Se tidsregistrering.

Hvor længe skal registreringerne gemmes?

I 5 år efter udløbet af den periode, gennemsnittet beregnes over (§ 4 b, stk. 3). Med lovens normale beregningsperiode på 4 måneder skal en registrering fra januar altså gemmes i 5 år efter, at den 4-måneders periode, den hører til, er slut.

Gem dem et sted, hvor de ikke forsvinder, når en medarbejder stopper eller får ny telefon. Sedler i bilen og et regneark på én persons computer holder sjældent i fem år.

Tjekliste: er du på plads?

• Du har valgt en metode, der viser den daglige arbejdstid for hver ansat.
• Hver ansat kan se sine egne registreringer.
• Det er aftalt, hvem der registrerer, hvor ofte, og hvordan rettelser godkendes.
• Registreringerne gemmes et sted, hvor de kan findes frem i 5 år efter beregningsperioden.
• Du kan ud fra tallene se, om nogen nærmer sig 48 timer i gennemsnit, får mindre end 11 timers hvile eller mangler et fridøgn.
• Ansatte, du vil undtage efter § 1, stk. 6, har det skrevet ind i kontrakten, og arbejdet passer faktisk til undtagelsen.

Har du endnu ikke ansat nogen, så læs guiden om at ansætte din første medarbejder, hvor tidsregistrering er et af punkterne.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode