Krav til en faktura: hvad der skal stå på den, og hvad der sker, når kunden ikke betaler

Til dig, der sender fakturaer til private, virksomheder eller det offentlige og vil være sikker på, at de holder over for Skattestyrelsen og kunden.

En fuld faktura skal bl.a. have fakturadato, et fortløbende nummer, dit cvr-nummer, begge parters navn og adresse, ydelsens art og omfang, prisen uden moms, momssatsen og momsbeløbet. Under 3.000 kr. kan en forenklet faktura være nok, men ikke ved ydelser med servicefradrag. Betales der for sent, er morarenten fra 1. juli 2026 10 pct. om året.

Regn det ud med det samme: Moms-beregner – læg moms til eller træk den fra – 25 %.

Hvornår skal du udstede en faktura?

Er du momsregistreret, skal du udstede en faktura for hver momspligtig leverance, hvad enten kunden er en virksomhed eller en privatperson. Det følger af momslovens § 52 a. Der er lempelser for salg til private, som du kan læse om nedenfor, men udgangspunktet er en faktura for hvert salg.

Fakturaen skal udstedes, når arbejdet er afsluttet, eller snarest derefter. Den må ikke komme senere, end hvad der er almindeligt i branchen, fx ugevis eller månedsvis. Skal kunden betale en del forud, fx a conto eller i rater, skal der udstedes en særskilt faktura for den del.

Hvad skal en fuld faktura indeholde?

Kravene står i momsbekendtgørelsens § 58, stk. 1. En fuld faktura skal indeholde:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Et fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier og identificerer fakturaen
• Dit momsregistreringsnummer (cvr-nr. eller SE-nr.)
• Dit navn og din adresse
• Kundens navn og adresse
• Mængden og arten af varerne eller omfanget og arten af ydelserne
• Leveringsdatoen, hvis den er en anden end fakturadatoen
• Momsgrundlaget, prisen pr. enhed uden moms og eventuelle rabatter, der ikke er regnet ind i enhedsprisen
• Den gældende momssats
• Momsbeløbet

De samme krav gælder for kreditnotaer og elektroniske fakturaer.

Fakturadato

Fakturadatoen er den dag, fakturaen bliver udskrevet eller stillet digitalt til rådighed for kunden. Den må ikke tilbagedateres til den dag, arbejdet blev udført. Datoen skal kunne læses på én måde. Den juridiske vejledning bruger «10. april 2012» som eksempel og advarer mod seks cifre som «10-04-12», der kan læses på flere måder.

Ligger fakturadatoen ikke væsentligt fra den faktiske leveringsdato, behøver leveringsdatoen ikke stå særskilt.

Fakturanummer

Nummeret skal være fortløbende og identificere fakturaen. Du må gerne have flere serier, fx én for private og én for erhverv, så længe hver serie er fortløbende.

Pris pr. enhed

For ydelser kan enheden være en timesats eller en pris for en standardydelse, fx én vinduespudsning af et parcelhus. Kan arbejdet ikke deles op i enheder, der kan tælles, er enhedsprisen den samlede pris uden moms.

Momsbeløbet

På en fuld faktura skal momsbeløbet og momssatsen stå hver for sig. Det er ikke nok at skrive, at momsen udgør 20 pct. af det samlede beløb. Den formulering må kun bruges på en forenklet faktura.

Hvornår er en forenklet faktura nok?

Er salgsbeløbet under 3.000 kr., kan du give en anden registreret virksomhed en forenklet faktura i stedet for en fuld. Sælger du overvejende til private, skal du udstede en forenklet faktura, medmindre du bruger et kasseapparat og giver en kassebon.

En forenklet faktura skal indeholde virksomhedens navn og adresse, cvr-nr. eller SE-nr., et fortløbende nummer, fakturadato, mængden og arten af det leverede samt det samlede beløb og momsbeløbet. Momsen må angives som 20 pct. af prisen inkl. moms.

Hvornår kræves altid en fuld faktura?

Vinduespudsning, rengøring og havearbejde hos private skal altså have en fuld faktura, også når regningen er lille, fordi ydelserne giver servicefradrag.

Hvad kræver servicefradraget ud over momsreglerne?

For at kunden kan få servicefradrag, kræver Skattestyrelsen, at fakturaen også viser adressen, hvor arbejdet er udført, datoen for arbejdet, en beskrivelse og udspecificering af opgaverne og arbejdslønnen specificeret pr. ydelse, adskilt fra materialer og kørsel. Kunden skal også betale digitalt. Reglerne er gennemgået i servicefradrag.

Samlefaktura og kreditnota

Du må samle flere særskilte salg på én samlefaktura, men højst inden for én kalendermåned. Kravene er de samme som til en fuld faktura, men leveringsdatoer, art og omfang må stå i underbilag, fx en liste over besøg, når underbilagene opbevares sammen med samlefakturaen.

En sendt faktura kan ikke annulleres ved blot at slette den internt. Du annullerer den med en kreditnota til kunden. Et dokument, der ændrer en faktura, skal henvise specifikt og utvetydigt til den oprindelige faktura.

Hvad gælder for betalingsfrist og rente?

Reglerne står i renteloven.

Over for forbrugere kan § 5 ikke fraviges til skade for kunden. Der kan altså ikke aftales en højere morarente (§ 7). Mellem erhvervsdrivende kan retten til rente efter forfaldsdagen ikke udelukkes ved aftale.

Rykkergebyrer

Du kan kræve et rykkergebyr på højst 100 kr. pr. rykker, højst for tre rykkere om samme ydelse, og rykkerne skal sendes med mindst 10 dages mellemrum (§ 9 b). Over for forbrugere kan det ikke aftales anderledes. Over for erhvervskunder kan du desuden kræve et fast kompensationsbeløb til inddrivelse, som justitsministeren fastsætter (§ 9 a, stk. 3).

Hvordan fakturerer du det offentlige?

Leverer du til en myndighed, skal du e-fakturere. En PDF på mail er ikke en e-faktura. En e-faktura er et struktureret elektronisk format, som myndighedens system kan læse automatisk. Udvekslingen sker via Nemhandel, som ifølge Erhvervsstyrelsen har været lovpligtig for e-fakturaer til myndigheder siden 2005.

Du har to muligheder:

1. Dit bogføringssystem. Kan det sende e-fakturaer, sender du direkte derfra. Myndigheder har ofte et eller flere GLN/EAN-numre (GLN er det nye navn for EAN), som de bruger som e-faktureringsadresse.
2. NemHandel Fakturablanket på virk.dk. Her udfylder du fakturaen i en formular og logger på med MitID eller MitID Erhverv. Den er lavet til små virksomheder uden et system, der kan sende e-faktura.

Du behøver ikke selv et GLN/EAN-nummer. Ifølge Virksomhedsguiden kan cvr-, SE- eller P-nummeret bruges som din e-faktureringsadresse.

Mellem virksomheder i Danmark er e-faktura frivillig. Virksomhedsguiden oplyser, at e-fakturering bliver et krav fra 1. juli 2030, når virksomheder handler med hinanden på tværs af EU.

Hvor længe skal fakturaerne gemmes?

Efter bogføringsloven skal regnskabsmaterialet opbevares i det indeværende regnskabsår og yderligere 5 år (§ 12). Har du pligt til digital bogføring, skal registreringer og bilag opbevares i et digitalt bogføringssystem (§ 16).

Fra 1. januar 2026 gælder kravet om digital bogføring også for virksomheder, der ikke aflægger årsregnskab efter årsregnskabsloven, fx enkeltmandsvirksomheder. Men kun når nettoomsætningen i to år i træk har oversteget 300.000 kr. Er du i tvivl om virksomhedsformen, så se enkeltmandsvirksomhed eller ApS.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode