Serviceaftale med en privat kunde: en skabelon du kan kopiere, og de regler den skal følge

Til dig, der har faste kunder på vinduespudsning, tagrens eller havearbejde og vil have én skriftlig aftale, der holder over for forbrugerreglerne.

En serviceaftale med en privat kunde skal beskrive ydelsen, intervallet og den samlede pris inkl. moms pr. afregningsperiode, og den skal tydeligt sige, hvordan kunden kan opsige. Efter forbrugeraftalelovens § 28 kan kunden altid opsige med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, når der er gået 5 måneder. Indgås aftalen hjemme hos kunden eller på mail, har kunden 14 dages fortrydelsesret.

Hvad er en serviceaftale med en privat kunde?

En serviceaftale er en aftale om, at du kommer igen og igen: vinduespudsning hver 4. uge, tagrens hvert forår, græsslåning hver uge i sæsonen. Juridisk er det en aftale om løbende levering af en tjenesteydelse til en forbruger, og den er omfattet af forbrugeraftaleloven, når kunden handler som privatperson (§ 2).

Det betyder tre ting for aftalen:

• Kunden skal have bestemte oplysninger, før aftalen indgås – blandt andet den samlede pris inkl. afgifter og udgiften pr. afregningsperiode (§ 8, stk. 1, nr. 6 og 7).
• Kunden kan altid opsige efter reglerne i § 28, uanset hvad aftalen siger.
• Indgås aftalen hjemme hos kunden eller på mail, telefon eller hjemmeside, har kunden 14 dages fortrydelsesret (§§ 18-19).

Skabelonen herunder er bygget, så de punkter er dækket. Den er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning – tilpas den til dine ydelser, og få den gennemlæst, hvis du er i tvivl.

Serviceaftale skabelon til kopiering

Erstat alt i [firkantede parenteser]. Slet de afsnit, du ikke bruger.

SERVICEAFTALE

Aftalenummer: [nummer]
Dato: [dato for aftalens indgåelse]

1. PARTERNE
Leverandør: [firmanavn], [adresse], CVR-nr. [nummer]
Telefon: [telefon]   E-mail: [e-mail]
Kunde: [navn], [adresse], telefon [telefon], e-mail [e-mail]
Arbejdsadresse (hvis anden end kundens): [adresse]

2. YDELSER
Aftalen omfatter følgende arbejde på arbejdsadressen:
- [Ydelse 1, fx udvendig vinduespudsning, 24 fag inkl. ovenlys]
- [Ydelse 2, fx rensning af tagrender, 32 m]
Ikke omfattet: [fx indvendige fag, karme, skure]
Arbejde ud over aftalen udføres kun efter aftale med kunden
og afregnes efter [timepris/særskilt tilbud].

3. INTERVAL OG TIDSPUNKT
[Ydelse 1]: hver [antal] uge(r) / [antal] gange om året
[Ydelse 2]: [fx én gang årligt i perioden marts-maj]
Første besøg: [dato eller uge]
Vi varsler besøget [fx med sms dagen før]. Kunden behøver ikke
være hjemme, hvis [adgang til have/port er aftalt, se pkt. 6].

4. PRIS OG BETALING
Pris pr. besøg: [beløb] kr. inkl. moms ([beløb] kr. ekskl. moms)
Samlet pris pr. [måned/kvartal/år]: [beløb] kr. inkl. moms
Fakturering: [efter hvert besøg / månedsvis / kvartalsvis forud]
Betalingsfrist: [antal] dage fra fakturadato
Betaling: [bankoverførsel / betalingsservice / kort]
Ved for sen betaling beregnes rente efter renteloven og
rykkergebyr på højst 100 kr. pr. rykker, højst 3 rykkere.

5. PRISREGULERING
Prisen kan reguleres [én gang årligt pr. 1. januar].
Ændringen varsles skriftligt mindst [antal] dage før,
og kunden kan opsige aftalen efter pkt. 8, inden ændringen
får virkning.

6. ADGANG
Kunden sørger for adgang til [have, port, tag, stige-plads].
[Nøgle/kode opbevares hos leverandøren efter aftale.]
Kan arbejdet ikke udføres, fordi der ikke er adgang,
[beskriv hvad der sker, fx besøget flyttes til næste runde].

7. AFLYSNING OG FLYTNING AF BESØG
Kunden kan flytte eller springe et besøg over ved at give
besked senest [antal] hverdage før.
Leverandøren kan flytte et besøg ved [fx frost, regn, storm]
og giver kunden besked [hvordan og hvornår].

8. VARIGHED OG OPSIGELSE
Aftalen løber, indtil den opsiges.
Kunden kan opsige aftalen med 1 måneds varsel til udgangen
af en måned, når der er gået 5 måneder fra aftalens indgåelse.
[Eller kortere, fx: Kunden kan opsige med 14 dages varsel.]
Opsigelse kan ske på [samme måde som aftalen blev indgået,
fx e-mail til (adresse) eller via (link)].
Leverandøren kan opsige aftalen med [antal] måneds varsel.
Har kunden betalt for en periode efter ophøret, tilbagebetales
beløbet.

9. REKLAMATION
Er arbejdet ikke udført fagmæssigt korrekt, kan kunden
reklamere. Giv besked hurtigst muligt efter, at fejlen er
opdaget. Vi har som udgangspunkt ret til at udbedre fejlen.
Kontakt: [telefon/e-mail].

10. FORTRYDELSESRET
[Indsæt standardvejledningen fra forbrugeraftalelovens bilag 1,
udfyldt for tjenesteydelser – se afsnittet om fortrydelsesret.]

11. ANDET
Leverandørens handelsbetingelser af [dato] gælder, i det omfang
de ikke er fraveget i denne aftale.
Faktura og kvittering for betaling kan bruges til servicefradrag,
hvis ydelsen er omfattet.

Kundens accept:
[ ] Jeg ønsker, at første besøg udføres inden fortrydelsesfristen
    udløber, og jeg ved, at jeg i så fald skal betale for det
    udførte, hvis jeg fortryder. Jeg anerkender, at jeg ikke
    længere har fortrydelsesret, når aftalen er helt opfyldt.

Dato og underskrift / accept via [e-mail/link]: ______________

Hvad skal stå i aftalen efter forbrugeraftaleloven?

Indgås aftalen hjemme hos kunden eller på afstand (mail, telefon, hjemmeside), skal kunden have oplysningerne i § 8, stk. 1, før aftalen indgås. De oplysninger er en del af aftalen og kan kun ændres, hvis I udtrykkeligt aftaler det (§ 9, stk. 2). De vigtigste for en serviceaftale:

Har du ikke oplyst om ekstra omkostninger, behøver kunden ikke betale dem (§ 9, stk. 3). Det er derfor værd at skrive kørsel, materialer og tillæg ind i aftalen, hvis de faktureres særskilt.

Indgås aftalen derimod i din butik eller på dit kontor, gælder de lidt kortere oplysningskrav i § 17 – men i praksis skal det samme stå i aftalen.

Hvornår kan kunden opsige en serviceaftale?

Reglen står i forbrugeraftalelovens § 28:

• Kunden kan opsige med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, når der er gået 5 måneder fra aftalens indgåelse (stk. 1).
• Der kan ikke aftales et længere varsel (stk. 5). Et kortere varsel er i orden.
• Er aftalen lavet på en standardformular, skal den tydeligt sige, med hvilket varsel og fra hvornår kunden kan opsige (stk. 3).
• Kunden skal kunne opsige på samme medie eller platform, som aftalen blev indgået på (§ 28 a). Er aftalen indgået via et link på mail, skal opsigelsen også kunne ske dér.
• Har kunden betalt forud for en periode efter ophøret, skal beløbet straks tilbagebetales (§ 29). Ved beregningen må du tage hensyn til sæsonudsving (§ 29, stk. 2).

Reglen gælder ikke for aftaler, hvor alt skal leveres inden for 1 år, den samlede pris højst er 2.000 kr., og hele beløbet betales senest 14 dage efter aftalens indgåelse (§ 28, stk. 2). En forudbetalt sæsonpakke kan derfor falde uden for.

Fortrydelsesret, når aftalen indgås hjemme hos kunden eller på mail

Fortrydelsesretten gælder kun ved fjernsalg og ved aftaler indgået uden for dit forretningssted (§ 1, stk. 2). For en servicevirksomhed er det de fleste aftaler: kunden siger ja på trappen efter en besigtigelse, eller kunden accepterer et tilbud på mail.

• Fristen er 14 dage og løber fra den dag, aftalen indgås, når den gælder en tjenesteydelse (§ 19, stk. 1 og stk. 2, nr. 1).
• Har kunden ikke fået oplysningerne om fortrydelsesret på et varigt medium, løber fristen først, når kunden får dem – dog højst 12 måneder ekstra (§ 19, stk. 3-4).
• Du kan bruge standardvejledningen i lovens bilag 1. Bruger du den og udfylder den korrekt, har du opfyldt oplysningskravet om fortrydelsesret (§ 9, stk. 1).

Hvis første besøg skal ligge inden for de 14 dage

Skal du i gang med det samme, skal kunden udtrykkeligt bede om det – ved aftaler indgået hjemme hos kunden på et varigt medium – og du skal bede kunden anerkende, at fortrydelsesretten falder bort, når aftalen er helt opfyldt (§ 10, stk. 3, og § 13, stk. 3). Fortryder kunden bagefter, kan du kræve betaling for den del, der er leveret, hvis kunden er blevet oplyst om det på forhånd (§ 25). Beløbet skal stå i rimeligt forhold til hele aftalen.

Afkrydsningsfeltet nederst i skabelonen er til netop det. Bilag 1’s punkt 6 indeholder en færdig sætning om betaling for påbegyndte tjenesteydelser, som du kan sætte ind i pkt. 10.

Prisregulering: hvordan skriver man den?

Forbrugeraftaleloven har ingen særlig regel om prisstigninger i løbende serviceaftaler. Det, der gælder, er aftalelovens regler om forbrugeraftaler:

• Et skriftligt vilkår skal være klart og forståeligt (§ 38 b, stk. 2).
• Er et standardvilkår uklart, fortolkes det til fordel for kunden (§ 38 b, stk. 1).
• Et vilkår, der strider mod hæderlig forretningsskik og skaber en betydelig skævhed til skade for kunden, kan tilsidesættes (§ 38 c).

Skabelonens pkt. 5 er skrevet efter de regler: et fast tidspunkt, et skriftligt varsel og en mulighed for at sige nej tak ved at opsige. Hvordan du griber selve prisstigningen an over for kunderne, står i prisstigning for faste kunder.

Aflysning og flytning af besøg

Der er ingen lovregel om, hvor tidligt en privat kunde skal melde afbud til et enkelt besøg. Det er noget, I aftaler. To ting at holde sig for øje:

• Vil du tage betaling for et besøg, kunden aflyser for sent, skal det stå i aftalen, før kunden siger ja. Betaling for ydelser ud over hovedydelsen kræver kundens udtrykkelige samtykke inden aftaleindgåelsen (§ 31, stk. 1).
• Beskriv også, hvad du gør, når vejret flytter et besøg. Det er den hyppigste anledning til en klage over en serviceaftale, og det er lettere at henvise til et punkt i aftalen end at forklare sig bagefter.

Serviceaftalen som dokumentation for servicefradrag

Er ydelsen omfattet af servicefradraget, skal kunden have skriftlig dokumentation for arbejdet. Efter boligjobbekendtgørelsens § 3 kan det være en faktura, en serviceerklæring eller anden aftale om arbejdets udførelse, og den skal vise:

1. det udførte arbejde,
2. lønudgiftens størrelse,
3. dit CVR-nummer,
4. datoen for arbejdets udførelse,
5. adressen.

Kunden skal også kunne dokumentere betalingen med kontoudtog eller kvittering for overførsel eller kortbetaling. Kontant betaling giver ikke ret til fradrag (§ 4). Skriv derfor betalingsformen ind i pkt. 4, og lad fakturaen pr. besøg bære dato og lønandel. Læs mere i guiden om servicefradrag.

Tjekliste før du sender aftalen

• Ydelser, antal og hvad der ikke er med, står beskrevet
• Pris inkl. moms pr. besøg og samlet pr. afregningsperiode
• Kørsel, materialer og tillæg er nævnt, hvis de faktureres særskilt
• Opsigelsesvarslet er højst 1 måned til udgangen af en måned efter 5 måneder
• Kunden kan opsige samme sted, som aftalen blev indgået
• Fortrydelsesvejledningen er udfyldt for tjenesteydelser
• Kunden har sagt udtrykkeligt ja, hvis første besøg ligger inden for 14 dage
• Kunden får aftalen på papir eller mail

Når aftalen er underskrevet, skal den passe sammen med en ordrebekræftelse og dine handelsbetingelser. Har du mange faste kunder, kan intervaller, prisregulering og opsigelser også styres i et system til serviceaftaler, så hver aftale ikke lever i sit eget dokument.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode