Momsfradrag: hvad en servicevirksomhed må trække fra, og hvad den ikke må

Til dig, der er momsregistreret og vil vide, hvilke indkøb du kan trække momsen fra på, og hvor grænsen går.

Moms på indkøb, der udelukkende bruges i den momspligtige virksomhed, kan trækkes fuldt fra, fx værktøj, maskiner og arbejdstøj. Bruges en ting både privat og i virksomheden, er der fradrag for den erhvervsmæssige andel. Der er ingen momsfradrag for personbiler, repræsentation og gaver, og kun 25 % af momsen på restaurationsydelser.

Regn det ud med det samme: Moms-beregner – læg moms til eller træk den fra – 25 %.

De tre grundregler for momsfradrag

Skattestyrelsen samler momsfradraget i tre huskeregler:

1. Fuldt fradrag, når du køber varer og ydelser, som du udelukkende bruger i virksomheden eller sælger videre.
2. Delvist fradrag, når en ting bruges både i virksomheden og privat. Så er der fradrag for den del, der svarer til den erhvervsmæssige brug.
3. Intet fradrag, når en ting udelukkende bruges privat eller udelukkende til momsfritaget salg.

Det er brugen, der tæller, ikke tingen. Den samme vare kan give fradrag i én virksomhed og ikke i en anden.

For at få fradraget skal både du og sælgeren være momsregistreret, købet skal være dokumenteret med en faktura, og det skal være gjort til virksomheden. Hvad der skal stå på fakturaen, kan du læse i krav til en faktura.

Værktøj, maskiner og arbejdstøj

Her er fradraget lige til for en udkørende servicevirksomhed.

Der er fradrag for momsen ved køb af driftsmidler som maskiner og værktøj og for reparation og vedligehold af dem. Stiger, højtryksrensere, vandrensningsanlæg og børster hører med, når de bruges i arbejdet. Arbejdstøj og uniformer, som tilhører virksomheden og bæres i arbejdet, giver fradrag, og det samme gør sikkerhedsudstyr. Tøj, du lige så godt kunne gå i privat, giver ikke fradrag.

Momsen på regnskabsassistance og rengøring i virksomheden kan også trækkes fra, og det samme gælder el, varme, gas og vand til virksomheden.

Store indkøb over 100.000 kr.

Koster en maskine, et inventar eller et driftsmiddel mere end 100.000 kr. uden moms, er det et investeringsgode. Så skal fradraget reguleres over fem år (købsåret tæller som år ét), hvis brugen ændrer sig, fx hvis maskinen begynder at blive brugt privat, eller den bliver solgt. Der reguleres ikke, når fradragsprocenten for året afviger mindre end 10 procentpoint fra fradragsprocenten ved købet.

Telefon, internet og andet med blandet brug

En mobiltelefon og et bredbånd bruges sjældent kun til arbejde. Her gælder momslovens regel om skønsmæssigt fradrag: Du kan trække den del af momsen fra, der svarer til den erhvervsmæssige brug.

Det er virksomheden selv, der laver skønnet, men det skal kunne holde. Skattestyrelsen understreger, at virksomheden har bevisbyrden for, at betingelserne for fradrag er opfyldt. I et bindende svar om mobiltelefoner til ansatte afviste Skatterådet et skøn på 20 % erhvervsmæssig brug, fordi den forventede erhvervsmæssige brug blev vurderet til at være yderst begrænset.

Hav derfor et grundlag for dit skøn. Hvad bruges telefonen til i arbejdstiden: opkald til kunder, kort og rute, beskeder til holdet? Og hvor meget bruges den privat? Skriv det ned, så du kan forklare tallet, hvis du bliver spurgt.

Bil og varebil: den største faldgrube

Reglerne for køretøjer er særlige og strammere end for alt andet.

Undtagelserne for personbiler gælder biludlejning, bilforhandlere og køreskoler. Ikke servicevirksomheder.

Privat kørsel i en varebil med fuldt fradrag

Har du taget fuldt fradrag for momsen ved køb eller leje af en varebil på højst 3 tons, kan bilen bruges privat i op til 20 dage pr. kalenderår, hvis der betales 40 kr. i moms pr. dag (momslovens § 29 a). Beløbet er regnet med i prisen på dagsbeviset, og beviset skal ligge i bilen de dage, den bruges privat.

Valget af bil gennemgår guiden om varebil til servicevirksomhed, og skattereglerne for kørsel står i kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag.

Restaurant, hotel og personalearrangementer

Her er fradraget begrænset, også når udgiften er helt erhvervsmæssig.

Et eksempel: En frokost med en erhvervskunde koster 1.000 kr. inkl. 200 kr. i moms. Er den af strengt erhvervsmæssig karakter, kan du trække 25 % af de 200 kr. fra, altså 50 kr.

Repræsentation og gaver

Momsloven giver ikke fradrag for moms af underholdning, repræsentation og gaver.

Repræsentation er udgifter, en virksomhed afholder for at få afsluttet forretninger eller for at knytte eller bevare forretningsforbindelser, og de er rettet mod bestemte personer uden for virksomheden. Reklame henvender sig derimod til en ubestemt kreds. Vin til en bestemt kunde eller billetter til udvalgte kunder er repræsentation og giver ikke momsfradrag.

Kaffe og te til forretningsforbindelser regnes til gengæld som en driftsudgift, og her kan momsen trækkes fra.

Gaver giver heller ikke fradrag. Det gælder også gaver til de ansatte, selv om formålet er at motivere. Undtaget er vareprøver og almindelige reklameartikler, hvor der er fuldt fradrag. Deler du ting ud gratis ved et arrangement uden virksomhedens navn eller logo på, er det gaver. Et logo hjælper dog ikke, når tingene gives til udvalgte kunder. Så er det repræsentation.

Tjekliste: før du trækker momsen fra

• Er virksomheden momsregistreret, og er sælgeren det også?
• Har du en faktura, der er udstedt til virksomheden?
• Bruges tingen udelukkende i virksomheden, eller også privat?
• Ved blandet brug: Har du skrevet ned, hvordan du har skønnet den erhvervsmæssige andel?
• Er det en bil? Tjek pladefarve og vægt, før du trækker noget fra.
• Er det mad på en restaurant eller et hotel? Kun 25 % af momsen på maden.
• Er det en gave eller repræsentation? Så er der intet fradrag.
• Koster det over 100.000 kr. uden moms? Så skal fradraget måske reguleres senere.

Hvor fradraget hører hjemme i regnskabet

Købsmomsen opgøres for hver periode og modregnes i salgsmomsen på momsangivelsen. Det kræver, at bilagene er gemt og bogført, så du kan finde dem igen. Reglerne om opbevaring står i guiden om digital bogføring. Fristerne for momsangivelsen og momsgrænsen står i moms for servicevirksomheder.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode