Kørebog: skabelon til at kopiere og de krav, den skal opfylde i 2026

Til dig, der udbetaler kørepenge til dig selv eller dine medarbejdere og vil have en kørebog, der holder, hvis Skattestyrelsen spørger.

En kørebog skal for hver erhvervsmæssig tur vise modtagerens navn, adresse og cpr-nummer, turens formål, dato, mål og delmål, antal kørte kilometer, den anvendte sats og beregningen af godtgørelsen. I 2026 er den skattefri sats 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km og 2,28 kr. pr. km derover. Mangler oplysningerne, beskattes godtgørelsen.

Regn det ud med det samme: Kørselsgodtgørelse-beregner – skattefri godtgørelse for kørsel i egen bil i 2026.

Hvad skal en kørebog indeholde?

En kørebog – eller et kørselsregnskab, som det kaldes i reglerne – skal indeholde syv oplysninger. De står i § 6 i bekendtgørelse nr. 1333 af 20. november 2025, som henviser videre til § 2 i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse. Bogføringsbilaget for den erhvervsmæssige kørsel skal indeholde:

1. Modtagerens navn, adresse og cpr-nummer
2. Kørslens erhvervsmæssige formål
3. Dato for kørslen
4. Kørslens mål med eventuelle delmål
5. Antal kørte kilometer
6. De anvendte satser
7. Beregningen af befordringsgodtgørelsen

Det er de syv punkter, Skattestyrelsen ser efter. Bekendtgørelsen nævner ikke en bestemt form, men den kræver, at alle oplysningerne er der.

Kørebogen bruges i to forskellige situationer:

• Kørselsgodtgørelse: Virksomheden betaler en medarbejder – eller en hovedanpartshaver – skattefrit for kørsel i egen bil.
• Egen bil i egen virksomhed: Du driver personligt ejet virksomhed og trækker kørslen fra. Skattestyrelsen skriver, at du skal føre log over erhvervsmæssig og privat kørsel, så du kan dokumentere fordelingen.

Kørebog skabelon til at kopiere

Skabelonen herunder dækker de syv punkter. Kopiér den ind i et regneark eller et dokument, og erstat teksten i [firkantede parenteser]. Den er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning.

KØRSELSREGNSKAB – [måned og år]

Modtager:   [fulde navn]
Adresse:    [vej, postnr. og by]
Cpr-nr.:    [cpr-nummer]
Bil:        [mærke, model, registreringsnummer] – modtagerens egen bil
Arbejdsgiver: [virksomhedens navn og CVR-nr.]

Km-stand ved periodens start: [km]
Km kørt for denne arbejdsgiver tidligere i år: [km]

Dato   | Fra            | Til / delmål                        | Formål                    | Km
-------|----------------|-------------------------------------|---------------------------|-----
[dd.mm]| [startadresse] | [kunde 1, adresse] → [kunde 2, adr.]| [fx vinduespudsning, rute]| [km]
[dd.mm]| [startadresse] | [grossist, adresse]                 | [fx indkøb af materialer] | [km]
[dd.mm]| [startadresse] | [kunde, adresse]                    | [fx tilbudsbesigtigelse]  | [km]

Km i alt i perioden:                       [km]

Beregning:
  [km] km × 3,94 kr. (til og med 20.000 km i året)  = [beløb] kr.
  [km] km × 2,28 kr. (ud over 20.000 km i året)     = [beløb] kr.
  Godtgørelse i alt                                  = [beløb] kr.

Forskud udbetalt i perioden: [beløb] kr.
Til udbetaling / tilbagebetaling: [beløb] kr.

Kontrolleret af arbejdsgiver: [navn], [dato]
Underskrift modtager: ______________   Underskrift arbejdsgiver: ______________

Kilometerstanden og de tidligere kørte kilometer er ikke blandt de syv krav. De er med, fordi de gør det muligt at se, hvornår grænsen på 20.000 km nås, og at kontrollere kilometertallet mod bilen.

Satserne for kørselsgodtgørelse i 2026

Skatterådet har fastsat satserne for 2026 i bekendtgørelse nr. 1333 af 20. november 2025, § 4:

Grænsen på 20.000 km gælder for den enkelte arbejdsgiver (§ 10). Har en medarbejder to arbejdsgivere, tæller de hver for sig.

Udbetales der mere end satserne, er hele beløbet personlig indkomst og skal indberettes som løn – ikke kun det, der ligger over satsen (§ 7). Undtagelsen er, hvis arbejdsgiveren ved den endelige opgørelse behandler det overskydende beløb som løn i forhold til A-skat og arbejdsmarkedsbidrag.

Selve satserne og forskellen mellem godtgørelse og befordringsfradrag er gennemgået i guiden om kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag.

Hvad gør kørselsgodtgørelsen skattepligtig?

Bekendtgørelsen opstiller flere betingelser. Er en af dem ikke opfyldt, er godtgørelsen ikke skattefri:

Den juridiske vejledning er tydelig: Den udbetalte godtgørelse skal beskattes, hvis betingelserne for skattefri udbetaling ikke er opfyldt. I de domme, vejledningen gengiver, er det skatteyderen, der skal godtgøre, at betingelserne er opfyldt.

Forskud og månedlig afregning

Der må udbetales forskud på skattefri kørselsgodtgørelse – enten for den enkelte kørsel eller som et ugentligt eller månedligt acontobeløb. Forskuddet skal passe til den kørsel, modtageren forventes at have (§ 5, stk. 4).

Er der udbetalt forskud, skal den endelige opgørelse og afregning være på plads ved udgangen af måneden efter den måned, hvor kørslen fandt sted (§ 9). Kørsel i marts skal altså være opgjort og afregnet senest med udgangen af april.

Det er derfor praktisk at føre kørebogen pr. måned, som skabelonen lægger op til, og afregne sammen med lønnen.

Arbejdsgiverens kontrol – også når du selv er ejeren

Arbejdsgiveren skal føre kontrol med de kørte kilometer. Det betyder i praksis, at nogen skal se kørebogen igennem og kunne sammenholde den med det arbejde, der faktisk blev udført.

Den juridiske vejledning gengiver domme, hvor godtgørelsen blev beskattet, fordi kørebøgerne manglede formål og mål, eller fordi kilometerstanden ved bilens køb og salg ikke passede med de kilometer, der var udbetalt godtgørelse for. I en anden sag godtog retten forkortelser for mål og delmål, fordi arbejdsgiveren kunne forklare dem og faktisk havde ført kontrol.

Er du både ejer og den, der får godtgørelsen – fx som hovedanpartshaver i dit eget ApS – stilles der ifølge vejledningen skærpede krav til dokumentationen på grund af interessefællesskabet mellem dig og selskabet. Ugesedler uden formål og mål var i en af sagerne ikke nok.

Kørebog i en servicevirksomhed med mange stop

En vinduespudser eller tagrenser kan have ti eller flere adresser på en dag. Kravet om «mål med eventuelle delmål» betyder, at de enkelte kunder skal fremgå – ikke kun «rute, Nordsjælland».

Tre ting gør det lettere:

• Skriv dagens rute som én linje med delmål. Startadresse → kunde 1 → kunde 2 → … → hjem, og så dagens samlede kilometer.
• Brug opgavetypen som formål. «Vinduespudsning hos faste kunder», «Besigtigelse til tilbud», «Indkøb hos grossist».
• Tag kilometerstanden morgen og aften. Så passer dagens kilometer med bilen, og afvigelser opdages med det samme.

Ligger dagens rute allerede i et planlægningssystem, er adresser og rækkefølge kendt på forhånd. I et system som ServiceBrain står ruten med alle stop i ruteplanlægningen, så delmålene kan skrives af derfra. Det er stadig de faktisk kørte kilometer, der skal i kørebogen. Overvejer du at bruge GPS-data som grundlag, så læs guiden om GPS-sporing af firmabiler for reglerne om medarbejdernes data.

Skal man føre kørebog i en varebil på gule plader?

Ikke for at undgå beskatning af fri bil, når bilen er indrettet efter reglerne. Den juridiske vejledning (C.A.5.14.1.12) beskriver, at når arbejdsgiveren eller den selvstændige har trukket momsen af købsprisen fra og ikke betaler privatbenyttelsesafgift, har virksomheden tilkendegivet, at bilen kun bruges erhvervsmæssigt. Skattemyndighederne skal som udgangspunkt lægge det til grund, og de dokumentationskrav – herunder kørebøger – der gælder for fri bil, gælder ikke for sådanne biler.

Det hænger sammen med, at privat kørsel i bilen ville være et brud på reglerne om momsfradrag og privatbenyttelsesafgift. Hvad en gulpladebil må bruges til, står i guiden om varebil til servicevirksomhed.

Kørebogen i denne guide handler om noget andet: kørsel i modtagerens egen bil, som virksomheden godtgør.

Tjekliste før du udbetaler kørepenge

• Er der en kørebog pr. person og pr. måned?
• Står navn, adresse og cpr-nummer på?
• Har hver tur dato, formål, mål og delmål og antal kilometer?
• Er satserne for 2026 brugt – 3,94 kr. op til 20.000 km og 2,28 kr. derover?
• Er beregningen skrevet ud?
• Har arbejdsgiveren kontrolleret kørebogen, og kan det ses?
• Er forskud opgjort senest ved udgangen af måneden efter kørslen?
• Er der ikke stillet firmabil til rådighed for den samme person?
• Er kørebogen gemt sammen med bogføringen? Se krav til digital bogføring.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode