Betaling i marken: kontant, MobilePay og kort, når kunden betaler på stedet

Til dig, der lader dine folk tage imod betaling hos kunden og vil vide, hvad loven siger om kontanter, servicefradrag og bogføring.

En servicevirksomhed må ikke tage imod kontantbetalinger på 15.000 kr. eller derover, heller ikke delt op i flere betalinger, der hænger sammen. Betaler en privat kunde kontant, mister kunden servicefradraget, som kræver betaling via pengeinstitut, netbank eller betalingskort. Alle betalinger skal bogføres nøjagtigt og snarest muligt, med bilag.

Hvilke betalingsformer kan du tage imod i marken?

Når ruderne er pudset, og kunden står i døren, er det nemt at tage betalingen med det samme. Mulighederne er:

Valget afgør, om kunden kan få servicefradrag, hvor mange kontanter dine folk kører rundt med, og hvor meget bøvl der er med bogføringen bagefter.

Kontantforbuddet: 15.000 kr.

Hvidvasklovens § 5 siger, at erhvervsdrivende, som ikke er omfattet af lovens § 1, stk. 1, ikke må modtage kontantbetalinger på 15.000 kr. eller derover. § 1, stk. 1, regner bl.a. pengeinstitutter, revisorer og ejendomsmæglere op, ikke servicevirksomheder, og § 1, stk. 2, siger, at § 5 gælder for erhvervsdrivende uden for den liste. Forbuddet gælder altså for en almindelig servicevirksomhed.

Læg mærke til ordene «eller derover». Præcis 15.000 kr. må heller ikke betales kontant. Forbuddet gælder også, når pengene kommer som flere betalinger, der er eller ser ud til at være indbyrdes forbundet. En stor opgave kan altså ikke deles op i kontante rater for at komme under grænsen.

En tagrens eller en stor algebehandling kan sagtens nå over. Aftal betalingsformen allerede i tilbuddet.

Servicefradraget kræver digital betaling

Fradraget er kundens, men det er din betalingsform, der afgør, om kunden kan bruge det. Bekendtgørelsen om boligjobordningen § 4 kræver, at kunden kan dokumentere betalingen med et kontoudtog eller en kvittering for:

1. overførsel via pengeinstitut eller posthus, konto til konto eller kontant til konto,
2. overførsel via netbank, eller
3. elektronisk betaling med betalingskort.

Kontant betaling og betaling med check, herunder bankcheck, giver ikke ret til fradrag (§ 4, stk. 2). Skattestyrelsen skriver på sin side om servicefradrag, at kunden skal betale fx med dankort, MobilePay eller netbank, ikke kontant.

Kunden skal også have dokumentation for selve arbejdet. Efter § 3 skal den indeholde oplysninger om det udførte arbejde, lønudgiftens størrelse, virksomhedens cvr-nummer, datoen for arbejdets udførelse og adressen. I 2026 kan kunden få servicefradrag for op til 18.300 kr. pr. person. Mere i servicefradrag og servicefradrag for kunden trin for trin.

Når kunden vil betale kontant

Betaler en privat kunde 1.200 kr. kontant for vinduespudsning, er betalingen lovlig, men kunden har ingen fradragsret for den. Det opdager kunden først, når fradraget skal indberettes, og så er det dig, der får opkaldet. Sig det, før kunden betaler, og tilbyd MobilePay eller kort.

Erhvervskunder: regningen over 8.000 kr.

For erhvervskunder gælder en anden regel, og den rammer kunden, ikke dig. Skattestyrelsen skriver, at når en virksomhed køber varer eller ydelser for over 8.000 kr. inkl. moms, skal den betale digitalt eller give Skattestyrelsen besked om kontanthandlen via TastSelv Erhverv. Gør den ikke det, mister den fradraget for udgiften og kan komme til at hæfte for momsen, hvis leverandøren snyder.

Reglen gælder også faste, løbende ydelser, hvor de enkelte regninger er under 8.000 kr., men regningerne til samme leverandør samlet overstiger 8.000 kr. inkl. moms på et år. Skattestyrelsen bruger netop rengøring og vedligeholdelsesaftaler som eksempel. En butik, der får pudset vinduer for 1.000 kr. om måneden, skal altså betale dig digitalt eller indberette det.

Reglen gælder også, når kunden betaler en del digitalt og en del kontant. Så skal kunden give besked om den del af købet, der er betalt kontant. Skattestyrelsen regner betaling fra konto til konto, betaling med betalingskort til modtagerens konto og betaling af indbetalingskort i et pengeinstitut som digital betaling.

Fakturér derfor erhvervskunder, og lad dem betale via netbank. Så slipper kunden for at indberette, og du slipper for diskussionen ved døren.

Sådan bogfører du betalinger fra marken

Bogføringsloven er den samme, uanset om pengene kommer kontant, på MobilePay eller via kort. Alle transaktioner skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringen, foreligger (§ 7, stk. 1). Kan du ikke registrere hvert enkelt salg på grund af antallet eller kompleksiteten, må du i stedet registrere samlede salg på grundlag af daglige kasseopgørelser (§ 7, stk. 2).

Hver registrering skal kunne dokumenteres ved et bilag, der tydeligt angiver transaktionsdato og beløb (§ 9), og regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (§ 12).

Mere om kravene til bogføringssystemet i digital bogføring.

En fast rutine for betalinger i marken

Har du tre mand ude og tager både kontanter, MobilePay og kort, skal alle gøre det samme hver gang:

1. Hver betaling knyttes til en faktura eller ordre. Ingen betaling uden et bilag med dato, beløb og kunde.
2. Kontanter tælles og afleveres samme dag med en oversigt over, hvilke kunder de kommer fra.
3. MobilePay- og kortbetalinger afstemmes mod udbetalingerne fra udbyderen, så gebyrer og eventuelle tilbageførsler ses.
4. Fakturaen markeres som betalt med betalingsform, så ingen sender rykker til en kunde, der har betalt.
5. Kunden får en kvittering eller faktura, der kan bruges til servicefradrag, når det er relevant. Se krav til en faktura.

Registrerer medarbejderne betalingen på opgaven, mens de står der, går afstemningen hurtigere. I et system som ServiceBrain kan betaling noteres i medarbejder-appen på det udførte besøg og følge med over i faktureringen.

Hvad bør stå i jeres betalingsbetingelser?

Skriv betalingsformen ind i tilbud og handelsbetingelser, så der ikke er tvivl ved døren:

• Hvilke betalingsformer I tager imod på stedet
• At kontant betaling ikke giver servicefradrag
• At kontanter ikke modtages ved beløb på 15.000 kr. eller derover
• Betalingsfrist, når kunden betaler via faktura
• At erhvervskunder betaler via faktura

Se tilbud og handelsbetingelser og betalingsfrister, renter og rykkergebyrer.

Sikkerhed: færre kontanter i bilen

En varebil med en kuvert sedler i handskerummet holder ved mange adresser i løbet af en dag. Det er en risiko for både medarbejderen og virksomheden. Digitale betalinger fjerner det meste af den og gør afstemningen enklere. Tag kontanthåndtering med i jeres APV, hvis medarbejderne regelmæssigt har penge med.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode