Bogføring i en lille servicevirksomhed: hvad loven kræver, og hvordan du holder styr på det

Til dig, der driver en lille servicevirksomhed og vil vide, hvad bogføringsloven kræver af dig, før revisoren eller Skattestyrelsen spørger.

Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er bogføringspligtige. Hver transaktion skal registreres nøjagtigt og snarest muligt, kunne dokumenteres med et bilag og gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Har nettoomsætningen været over 300.000 kr. to år i træk, eller er virksomheden et ApS, skal bogføringen ske i et digitalt bogføringssystem.

Hvad kræver bogføringsloven af en lille servicevirksomhed?

Bogføringsloven gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark, uanset ejerform og størrelse (§ 1). Har du et CVR-nummer og pudser vinduer for penge, er du omfattet, også hvis det kun er om aftenen og i weekenderne.

Pligten har to dele, og de står i lovens § 5: Du skal registrere virksomhedens transaktioner, og du skal opbevare regnskabsmaterialet. Bogføringen skal tilrettelægges efter, hvor kompleks virksomheden er, og hvor mange og hvor store transaktionerne er. En vinduespudser med 300 private kunder på kvartalsfaktura har flere transaktioner end en tagrenser med 40 store opgaver om året, og det skal kunne ses i, hvor tit der bogføres.

Hvornår skal en transaktion bogføres?

Loven siger “snarest muligt” efter, at det, der ligger til grund for registreringen, foreligger (§ 7). Den giver ikke en fast dag.

Erhvervsstyrelsen skriver i sin vejledning, at virksomheder som udgangspunkt bør tilstræbe at have transaktionerne registreret inden for den løbende måned. Kun virksomheder med ganske få transaktioner kan vente til fristen for den næste lovpligtige indberetning. Og senest på datoen for fristen skal du have afstemt, så momsangivelsen bygger på et opdateret grundlag (§ 11).

Hvert salg og hvert køb er en transaktion for sig, og det samme er betalingen bagefter. Når fru Hansen betaler sin faktura for vinduespudsning med MobilePay tre uger senere, er det to registreringer: salget og indbetalingen.

Hvad skal et bilag indeholde?

Et bilag er enhver nødvendig dokumentation for en transaktion (§ 3, nr. 5). Eksterne bilag kommer fra andre, fx en faktura fra grossisten. Interne bilag laver du selv, fx en opgørelse af afskrivninger.

Bilaget skal tydeligt vise transaktionsdato og beløb, og registreringen i bogføringen skal henvise til bilaget (§ 9). Retter du i et bilag, skal både det oprindelige indhold og ændringen kunne ses.

For virksomheder, der skal bogføre digitalt, skal købs- og salgsfakturaer opbevares digitalt. Bekendtgørelsen om opbevaring af bilag i et digitalt bogføringssystem beskriver, hvilke bilag det gælder: dem, der som minimum indeholder

• udstedelsesdato
• leverancens art
• beløb
• afsender og modtager med navn, adresse og CVR- eller SE-nummer
• momsbeløbet
• betalingsoplysninger

Erhvervsstyrelsen skriver, at alle salgsfakturaer og salgskreditnotaer skal gemmes digitalt i den version, de oprindeligt blev sendt til kunden i. Se også, hvad din egen faktura skal indeholde i krav til en faktura.

Hvor længe skal bilag og bogføring gemmes?

Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (§ 12). Regnskabsmaterialet er mere end bilagene. Det omfatter også registreringerne, beskrivelsen af bogføringsprocedurerne og de regnskaber, du skal lave efter lovgivningen (§ 4).

Har du kalenderår som regnskabsår, skal materialet fra 2026 altså gemmes til udgangen af 2031.

Materialet skal sikres mod at blive ødelagt, bortskaffet eller forvansket (§ 13). En mappe med kvitteringer i bilens dørlomme opfylder ikke det. Erhvervsstyrelsen skriver også, at de 5 år gælder, selv om du skifter bogføringssystem, går konkurs eller bliver tvangsopløst. Skifter du system, så hent data og bilag ud, før det gamle abonnement lukker. Se skift system uden at miste data.

Skal du bogføre digitalt?

Det afhænger af virksomhedsformen og omsætningen. Et ApS skal altid. En enkeltmandsvirksomhed skal, når nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. i 2 på hinanden følgende indkomstår (§ 16). For personligt ejede virksomheder gælder kravet fra 1. januar 2026, og Erhvervsstyrelsen skriver, at det er omsætningen i de to indkomstår lige før, typisk 2024 og 2025, der tæller.

Hvert af de to år skal være over grænsen. Et godt år kan ikke trække et dårligt med op. Havde du 500.000 kr. det ene år og 200.000 kr. det næste, er du ikke omfattet.

Er du omfattet, skal systemet enten være registreret hos Erhvervsstyrelsen eller selv opfylde lovens krav. Det gennemgår vi i digital bogføring: krav og frister.

Samme gruppe skal have en skriftlig beskrivelse af bogføringsprocedurerne (§ 6): Hvordan sikrer I, at alle transaktioner bliver registreret løbende, hvordan opbevares materialet, og hvem har ansvaret? For en virksomhed med to mand kan det være en halv side.

En kontoplan til en servicevirksomhed

Kontoplanen er listen over de konti, du bogfører på. Erhvervsstyrelsen har udgivet en fælles offentlig standardkontoplan, som følger med i de registrerede bogføringssystemer, og som du kan tilpasse. Du er ikke forpligtet til at bruge alle dens konti. Virksomhedsguiden anbefaler standardkontoplanen til virksomheder, der ikke har brug for en meget kompleks bogføring.

Standardkontoplanen blev opdateret 1. december 2025. Har du kalenderår som regnskabsår, skal den nye udgave bruges fra januar 2026.

Det, der gør kontoplanen nyttig for en servicevirksomhed, er underkontiene. Et eksempel på, hvordan en vinduespudser eller tagrenser kunne dele omsætning og omkostninger op (inddelingen er et eksempel, ikke et krav):

Delingen af omsætningen pr. ydelse er den, du får mest ud af. Så kan du se, om fliserens faktisk tjener penge, eller om den bare fylder kalenderen. Mere om det i dækningsbidrag for servicevirksomheder.

Hvordan hænger bogføring og moms sammen?

Momsen er grunden til, at bogføringen ikke kan vente til årsafslutningen. I 2026 skal en virksomhed momsregistreres, når den årlige momspligtige omsætning er over 50.000 kr., og momsen er 25 pct.

Hver salgsfaktura giver salgsmoms, og hver købsfaktura giver købsmoms. Forskellen afregnes med Skattestyrelsen. Bogføringsloven kræver, at du har afstemt senest på datoen for momsfristen (§ 11), så tallene i angivelsen kan føres tilbage til de enkelte bilag. Kvitteringen fra tankstationen skal altså ind i systemet og ikke blive i handskerummet.

Nystartede virksomheder afregner kvartalsvis. Har du ingen omsætning i en periode, skal du stadig indberette 0 kr. Læs mere i moms for servicevirksomheder.

Hvad sker der, hvis bogføringen ikke er i orden?

Overtrædelser af bogføringsloven straffes med bøde (§ 33). Erhvervsstyrelsens vejledning har en vejledende bødetabel. For en virksomhed med en nettoomsætning under 10 mio. kr. ligger en mindre omfattende overtrædelse på 10.000–25.000 kr., og en særligt omfattende på 100.000–250.000 kr. Ifølge vejledningen kan bøden udgøre op til 1,5 mio. kr.

For kravet om digital bogføring beskriver styrelsen, hvordan den reagerer. Ligger omsætningen kun lidt over grænsen, får virksomheden et påbud om at bogføre digitalt inden for en frist, og overholdes det, sker der ikke mere. Har en virksomhed i flere år ligget væsentligt over grænsen uden at bogføre digitalt, anmelder styrelsen sagen til politiet.

Sådan holder du bogføringen i gang

1. Saml alle indbetalinger på én erhvervskonto, så banken bliver dit kontrolspor.
2. Fotografér kvitteringer samme dag, og knyt dem til posteringen.
3. Lad fakturaerne gå direkte fra faktureringssystemet til bogføringen, så salget ikke tastes to gange. I et system som ServiceBrain kan fakturaerne sendes videre til regnskabsprogrammet. Se fakturering.
4. Afstem banken mindst en gang om måneden.
5. Sæt en fast dag inden momsfristen af til at gennemgå perioden.
6. Har du en revisor, så aftal hvem der bogfører hvad. Se årsregnskab og revisor.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode