Udenlandsk medarbejder: opholdsdokument, skattekort, arbejdstilladelse og dit ansvar som arbejdsgiver

Til dig, der vil ansætte en medarbejder fra et andet land og vil vide, hvad der skal være i orden, før han møder ind første gang.

En borger fra et andet nordisk land eller et EU/EØS-land kan arbejde i Danmark uden arbejdstilladelse, men skal have et skattekort og, ved ophold over 3 måneder, et EU-opholdsdokument. En borger fra et land uden for EU skal have opholds- og arbejdstilladelse, før arbejdet begynder, og beskæftiger du en udlænding uden tilladelse, kan du straffes med bøde eller fængsel indtil 2 år.

Må en udenlandsk medarbejder arbejde for dig?

Det afhænger af statsborgerskabet. Udlændingelovens § 13 siger, at udlændinge skal have arbejdstilladelse for at tage lønnet eller ulønnet arbejde i Danmark. § 14 fritager en række grupper, og for en servicevirksomhed er to af dem de vigtige: statsborgere i et andet nordisk land og udlændinge, der er omfattet af EU-reglerne.

En rumænsk vinduespudser, en litauisk fliserenser eller en tysk havemand kan altså starte uden arbejdstilladelse. En medarbejder fra Vietnam, Filippinerne eller Brasilien kan ikke, medmindre han allerede har en tilladelse, der giver ret til at arbejde.

Har medarbejderen allerede en dansk opholdstilladelse af en anden grund, fx som familiesammenført, afhænger det af tilladelsen, om han må arbejde. Se tilladelsen, før du sætter ham på ruten.

EU-borgere: hvad skal der ske, når de kommer til Danmark?

En EU/EØS-borger kan rejse ind og opholde sig i Danmark i op til 3 måneder uden at registrere sig. Skal han blive længere, skal han søge om et EU-opholdsdokument inden for 3 måneder efter indrejsen. Søger han arbejde, er fristen 6 måneder.

Ansøgningen udfyldes online på nyidanmark.dk. Derefter skal medarbejderen møde personligt op i en af SIRIs afdelinger eller i et International Citizen Service-center inden for 30 dage. Læg den dag ind i planen, så han ikke står på en rute langt fra kontoret.

Opholdsdokumentet er nøglen til resten. Det skal han have for at få et cpr-nummer, og cpr-nummeret skal han bruge til sundhedskortet, MitID og banken.

Sygesikring og det gule kort

Arbejder man lovligt i Danmark, er man omfattet af den danske sygesikring. Medarbejderen skal registrere sig og vælge en læge. Det gule sundhedskort sendes til hans danske adresse ca. 2 til 3 uger efter registreringen. Kortet findes også som app, Sundhedskortet.

MitID og NemKonto

Skattestyrelsens trin for udenlandske medarbejdere omfatter også et MitID. Det kræver fremmøde i Borgerservice med pas eller ID-kort fra hjemlandet, dansk legitimation med cpr-nummer og et vitterlighedsvidne, der selv har gyldig legitimation og MitID.

Medarbejderen kan oprette en NemKonto i en dansk bank, men en udenlandsk konto kan også bruges som NemKonto.

Skattekort og skattepersonnummer

Alle udenlandske medarbejdere skal betale skat i Danmark fra første arbejdsdag. Det gælder også sæsonfolk, der kun er her fra april til september.

Medarbejderen skal have et digitalt skattekort og et skattepersonnummer, som er det samme som et cpr-nummer. Har han arbejdet i Danmark før, har han allerede et, og så finder Skattestyrelsen det frem. Skattekortet kan tidligst laves 1 måned før første arbejdsdag.

Der er to veje:

1. Via TastSelv: Kortet dannes typisk med det samme. Det kræver, at medarbejderen bor i Danmark og har sundhedskort med cpr-nummer, er tilmeldt sin danske adresse, før han starter, og har MitID eller TastSelv-kode.
2. Via den digitale blanket 04.063: Det tager ca. 2 uger. Medarbejderen vedhæfter kontrakt eller jobbekræftelse underskrevet af jer begge, pas eller ID-kort, vielsesattest hvis han er gift, og for ikke-EU-borgere den danske opholds- og arbejdstilladelse.

Uden skattekort skal medarbejderen betale 55 % af lønnen i skat. Søg derfor, så snart kontrakten er underskrevet.

Det skal du selv gøre som arbejdsgiver

Du får et brev i virksomhedens e-Boks med medarbejderens skattepersonnummer, og hvornår skattekortet er klar. Så henter du skattekortet i eIndkomst. Derefter indeholder og indberetter du A-skat og am-bidrag, som du gør for dine danske medarbejdere. Se Ansæt din første medarbejder for hele gangen i lønindberetningen.

Du kan kun søge på medarbejderens vegne, hvis han har givet dig en fuldmagt.

Skattestyrelsen gør opmærksom på, at det er de danske regler, der afgør, om medarbejderen er lønmodtager. Kalder han sig selvstændig i hjemlandet, men arbejder han for dig på dine vilkår, skal du stadig trække A-skat og am-bidrag.

Medarbejdere fra lande uden for EU: arbejdstilladelse fra SIRI

En borger fra et land uden for EU/EØS og Schweiz skal have opholds- og arbejdstilladelse, før han går i gang. Ansøgningen behandles af Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI), og der findes flere ordninger. Oversigten står på nyidanmark.dk.

Den ordning, der ikke kræver en bestemt uddannelse eller et bestemt fag, er beløbsordningen. Betingelserne er bl.a.:

• En årlig løn på mindst 552.000 kr. (2026-niveau). Beløbet reguleres hvert år den 1. januar.
• Kun kontant løn, faste tillæg, arbejdsmarkedspension og udbetalte feriepenge tæller med. Fri bil, telefon og husleje tæller ikke.
• Arbejdstiden skal være mindst 30 timer om ugen.
• Lønnen skal udbetales til en dansk bankkonto i medarbejderens eget navn.
• Løn og ansættelsesvilkår skal være sædvanlige for faget i Danmark.

Ifølge nyidanmark.dk tager sagsbehandlingen normalt 1 måned og op til 3 måneder, hvis SIRI mangler oplysninger. Gebyret for sagsbehandlingen er 6.810 kr. Både du og medarbejderen udfylder en del af ansøgningen, medmindre han giver dig fuldmagt på blanket AR6.

Tilladelsen efter beløbsordningen er knyttet til jobbet hos dig. Skifter han til en anden arbejdsgiver, skal der søges ny tilladelse.

Sammenlign beløbsgrænsen med den løn, du faktisk betaler for stillingen, og tjek de andre ordninger på nyidanmark.dk, før du lover en kandidat noget.

Hvad sker der, hvis du ansætter en udlænding uden tilladelse?

Efter udlændingelovens § 59, stk. 5, straffes den, der beskæftiger en udlænding uden fornøden arbejdstilladelse eller i strid med tilladelsens betingelser, med bøde eller fængsel indtil 2 år. Det er en skærpende omstændighed, hvis det sker forsætligt eller groft uagtsomt, hvis der er opnået en økonomisk fordel, eller hvis udlændingen ikke har ret til at opholde sig i landet. Sker det som led i erhvervsvirksomhed, er det særligt skærpende (§ 59, stk. 6). Den økonomiske fordel kan konfiskeres (§ 59, stk. 7).

Medarbejderen selv kan straffes med bøde eller fængsel indtil 1 år (§ 59, stk. 3).

SIRI nævner disse eksempler på ulovligt arbejde:

• Udlændingen har slet ikke lovligt ophold i Danmark.
• Han har studieopholdstilladelse, men arbejder mere end 90 timer om måneden uden for juni, juli og august.
• Hans arbejdstilladelse gælder en bestemt ansættelse, men han arbejder i en anden virksomhed.
• Han fortsætter med at arbejde i en periode med tilladelse til jobsøgning.
• Han er her som au pair eller på højskole og arbejder i en virksomhed.

Studerende er den klassiske faldgrube i servicefagene. En studerende fra et land uden for EU må gerne have et studiejob, men tæl timerne. 90 timer om måneden er grænsen, og den gælder også, når der er travlt i foråret.

Tjekliste før første arbejdsdag

• Kopi af pas eller ID-kort, så du kan se statsborgerskabet
• For ikke-EU-borgere: kopi af opholds- og arbejdstilladelsen, og læs betingelserne på den
• Skriftligt ansættelsesbevis (se skabelonen til en ansættelseskontrakt)
• Skattekort hentet i eIndkomst
• Lønkonto oplyst, og for ikke-EU-borgere: dansk konto i medarbejderens navn
• Datoen for 3-månedersfristen for EU-opholdsdokument skrevet ned

Gem kopierne. Spørger SIRI, er det dem, der viser, at du har tjekket.

Bruger du en udenlandsk underleverandør? Så er det RUT

RUT er kun relevant, hvis du ikke selv ansætter, men køber arbejdet af en udenlandsk virksomhed, fx et polsk firma, der sender to mand til at hjælpe i højsæsonen.

En udenlandsk virksomhed, der skal udføre arbejde i Danmark, skal registrere sig i Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) på virk.dk. Her skal den oplyse om sig selv, om den danske virksomhed, den arbejder for, og om de medarbejdere, der skal arbejde i Danmark.

Skattestyrelsen skriver, at du skal sikre dig, at din udenlandske samarbejdspartner er registreret i RUT med de rigtige oplysninger. Er arbejdsadresse og periode forkert registreret, kan både du og den udenlandske virksomhed få en bøde. Kører underleverandøren i en udenlandsk indregistreret bil, skal dokumentationen for RUT-registreringen ligge synligt i forruden.

Lejer du i stedet en medarbejder fra en udenlandsk arbejdsgiver, gælder Skattestyrelsens regler om arbejdsudleje. Læs dem på skat.dk, før aftalen skrives under.

Når medarbejderen er ansat

Udenlandske medarbejdere er ansat på de samme vilkår som alle andre. Det gælder ansættelsesbevis, ferie og en eventuel overenskomst, se overenskomst i servicefagene.

Det praktiske er ofte det svære: en ny mand, der ikke læser dansk, skal kunne finde kundens adresse, nøgleboksen og noten om hunden. Skriv arbejdssedlen kort og med billeder, og lad ham se den på telefonen. I en app til medarbejdere kan noter og billeder ligge på den enkelte opgave, så han ikke skal ringe ind for hver adresse.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode