Stillingsopslag og rekruttering: sådan finder du folk uden at bryde reglerne

Til dig, der skal ansætte en ny medarbejder til ruten og vil skrive opslaget og håndtere ansøgerne rigtigt.

Et stillingsopslag må ikke angive, at du søger eller foretrækker en bestemt alder, et bestemt køn, en bestemt etnisk oprindelse, religion, seksuel orientering eller lignende, og du må ikke bede om ansøgerens alder. En straffeattest må du kun bede om fra de ansøgere, der for alvor er i betragtning, og kun hvor stillingen gør det relevant. Ansøgninger fra dem, der ikke blev ansat, accepterer Datatilsynet gemt i op til 3 år, men kun så længe det er nødvendigt.

Hvad må ikke stå i et stillingsopslag?

Et stillingsopslag må ikke sige, at du søger eller foretrækker en person med en bestemt alder, et bestemt køn eller et af de andre kendetegn, loven beskytter. Det må heller ikke sige, at en bestemt gruppe ikke er ønsket. Det gælder annoncen på Jobnet, opslaget på Facebook og sedlen i bilruden.

Forskelsbehandlingslovens § 5, stk. 1, nævner race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika, national, social eller etnisk oprindelse, alder og handicap. Køn står i ligebehandlingslovens § 6, der forbyder at annoncere efter personer af et bestemt køn.

Begge forbud kan straffes med bøde, jf. forskelsbehandlingslovens § 8 og ligebehandlingslovens § 19.

Du må gerne skrive, at alle opfordres til at søge uanset alder, etnisk oprindelse, religion eller handicap. Det fremgår af ministeriets vejledning om forskelsbehandlingsloven.

Alder, køn og sprogkrav: de typiske faldgruber

Alder

Siden 2022 må du ikke bede om ansøgerens alder, når ansøgningen afleveres, sendes eller tastes ind (§ 5, stk. 2). Vejledningen til loven skriver, at felter om alder og fødselsdato i rekrutteringssystemer skal fjernes. Bruger du en formular på hjemmesiden, så tjek, om den spørger om fødselsdato.

Krav om erfaring er som udgangspunkt lovlige. Vejledningen bruger et opslag efter en advokat “på mellem 30-40 år med minimum 3-5 års erfaring” som eksempel: aldersgrænsen er ulovlig, erfaringskravet er i orden.

Vær opmærksom på krav, der ser neutrale ud. Vejledningen nævner krav til fysisk formåen som et eksempel på et kriterium, der kan stille ældre ringere. Et sådant krav er kun lovligt, hvis det er sagligt begrundet og nødvendigt for arbejdet (§ 1, stk. 3). At bære stiger og arbejde i højden hele dagen er en reel del af jobbet for en vinduespudser. Skriv det, jobbet kræver, og ikke en alder.

Køn

I august 2026 omtalte Dansk Erhverv en afgørelse fra Ligebehandlingsnævnet, hvor en virksomhed havde overtrådt annonceringsforbuddet ved at søge en “værtinde”. Kønnede jobtitler er den nemmeste fejl at undgå: skriv rengøringsassistent, servicemedarbejder eller vinduespudser.

Sprog og kundernes ønsker

Vejledningen nævner udtrykkeligt, at det er forbudt at kræve, at ansøgere til stillinger som rengøringsassistenter taler og skriver fejlfrit dansk, når kravet reelt skal holde en gruppe ude. Et sprogkrav skal passe til opgaverne.

Vejledningen har også et eksempel, der rammer servicefag direkte: En arbejdsgiver afviser en ansøger med syrisk oprindelse, fordi kunderne føler sig mere trygge ved en etnisk dansker. Det er direkte forskelsbehandling og ulovligt. At kunderne angiveligt foretrækker noget, er ikke en lovlig begrundelse.

Hvor finder du folk til servicefag?

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering henviser arbejdsgivere til Jobnet for Arbejdsgivere, hvor du selv kan søge i CV’er, sende en digital jobordre eller annoncere efter nye medarbejdere. Både kommunens jobcenter og a-kasserne kan også hjælpe med at rekruttere.

Til ruteprægede job med tidlige mødetider virker det ofte godt at spørge dine nuværende folk, om de kender nogen. Uanset kanal gælder reglerne om opslag og om ansøgernes data det samme.

Skal du ansætte en under 18 år eller en fra udlandet, er der særlige regler. Se ungarbejdere og ansæt en udenlandsk medarbejder.

Må du bede om en straffeattest?

Det er sjældnere, end mange tror. Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold siger:

• En fast politik om at indhente straffeattest på alle, du påtænker at ansætte, er ikke i orden. Det skal vurderes konkret for stillingen.
• Du må først bede om attesten, når rekrutteringen er så langt, at ansøgeren reelt er i betragtning til stillingen.
• At bede alle ansøgere vedlægge en privat straffeattest i ansøgningen er ikke i overensstemmelse med reglerne. Tilsynet har netop det som eksempel.
• Attesten skal være nødvendig, fordi en dom vil have betydning for netop denne stilling. Det er sjældent relevant, hvis stillingen ikke giver adgang til betroede midler, forretningshemmeligheder eller lignende.
• Du må ikke indhente den “fordi man kan” eller for at vurdere personens karakter.
• Attesten skal slettes eller anonymiseres, så snart formålet er opnået.

Som eksempel på, hvor det kan være relevant, nævner Datatilsynet en stilling i pleje- og omsorgssektoren med adgang til borgerens hjem, og en bogholder. Om dine medarbejdere, der har nøgler til kundernes huse og kontorer, er i en tilsvarende situation, er en konkret vurdering, du selv skal kunne begrunde.

Private arbejdsgivere må efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke, eller hvis det er nødvendigt for en berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til personen. Politiet oplyser, at en arbejdsgiver kun kan bestille en attest på en person med dennes samtykke.

Hvornår skal du have en børneattest?

Børneattestloven gælder også for private virksomheder. Efter lovens § 2 fastsætter ministrene regler om børneattest, når en medarbejder som led i arbejdet skal have direkte kontakt med børn under 15 år, eller færdes fast blandt dem, og ansættelsen har karakter af fast tilknytning. De konkrete regler står i bekendtgørelser for de enkelte områder.

Gør I fast rengøring eller service i en skole, en børnehave eller en klub, så spørg kunden, om de kræver børneattest på de medarbejdere, der kommer der. Politiet har en selvbetjening, hvor virksomheder kan bestille børneattesten.

Ansøgernes data og GDPR

En ansøgning er personoplysninger, og du er dataansvarlig. To ting fylder mest for et lille firma.

Sletning: Du har ingen pligt til at gemme ansøgninger fra dem, du ikke ansatte, men det kan være sagligt at gemme dem en periode, fx fordi en ansøger kan klage til Ligebehandlingsnævnet. Datatilsynet accepterer op til 3 år efter rekrutteringen. Længere kræver helt særlige grunde. Skriv ned, hvorfor du har valgt din periode, og slet, når den udløber.

Gem til senere: Vil du gemme en god ansøgning til næste sæson, skal du have ansøgerens samtykke. Fortæl, hvor længe du gemmer den, og at samtykket kan trækkes tilbage når som helst.

Ansøgninger, der ligger i en almindelig mailindbakke på telefonen, bliver sjældent slettet. Læg dem et fast sted, og sæt en dato i kalenderen. Mere om de generelle regler i guiden om GDPR for servicevirksomheder.

Prøvetid og ansættelsesbevis

Har du fundet den rigtige, skal vilkårene på skrift.

Lov om ansættelsesbeviser kræver, at medarbejderen skriftligt får oplysning om de væsentlige vilkår. En række af dem, herunder en eventuel prøvetid, skal gives senest 7 kalenderdage efter, at ansættelsen er begyndt (§ 3, stk. 1). Oplysningerne må sendes elektronisk, hvis medarbejderen kan tilgå, gemme og udskrive dem, og du gemmer dokumentation for, at de er sendt eller modtaget (§ 3, stk. 3).

Prøvetid må efter samme lovs § 6 højst være 6 måneder. For funktionærer gælder desuden funktionærlovens § 2, stk. 5: Ved ansættelse på prøve, der ikke varer ud over 3 måneder, kan arbejdsgiveren opsige med mindst 14 dages varsel.

Brug skabelonen til ansættelseskontrakt som udgangspunkt, og læs ansæt din første medarbejder for resten af pligterne: forsikring, løn og ferie. Når medarbejderen er startet, kan en app til medarbejdere give den nye ruten, nøglerne og kundenoterne fra første dag.

Tjekliste fra opslag til første arbejdsdag

• Opslaget nævner ingen alder, intet køn og ingen oprindelse, og jobtitlen er kønsneutral
• Kravene i opslaget er dem, jobbet faktisk kræver (kørekort, fysisk arbejde, sprog)
• Ansøgningsformularen spørger ikke om alder eller fødselsdato
• Du har besluttet, hvor længe ansøgninger gemmes, og skrevet begrundelsen ned
• Samtykke, hvis du vil gemme en ansøgning til senere
• Straffeattest kun hvis stillingen konkret gør det nødvendigt, og kun fra ansøgere i slutrunden
• Børneattest afklaret, hvis arbejdet foregår fast blandt børn under 15 år
• Ansættelsesbevis med prøvetid sendt senest 7 kalenderdage efter start
• Afviste ansøgninger slettet, når din periode udløber

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode