Sådan opsiger du en medarbejder: varsler, begrundelse og fritstilling

Til dig, der har en eller flere ansatte og står over for at skulle sige farvel til en af dem.

En funktionær skal have funktionærlovens varsler: 1 måned i de første 6 måneder, derefter 3 måneder, stigende til højst 6 måneder, altid til udgangen af en måned. Er medarbejderen ikke funktionær, står varslet i overenskomsten eller ansættelseskontrakten. Opsigelsen skal kunne begrundes sagligt i medarbejderens eller virksomhedens forhold.

Er medarbejderen funktionær?

Start her, for svaret styrer resten: varslet, kravet om skriftlighed og godtgørelsen, hvis opsigelsen ikke holder.

Funktionærlovens § 1 nævner fire grupper:

• handels- og kontormedhjælpere, der arbejder med køb, salg, kontorarbejde eller lignende lagerekspedition
• personer, der yder teknisk eller klinisk bistand af ikke-håndværks- eller fabriksmæssig art
• personer, hvis arbejde udelukkende eller i det væsentlige er at lede eller føre tilsyn med andres arbejde på arbejdsgiverens vegne
• personer, hvis arbejde overvejende er af den første eller anden art

Derudover skal medarbejderen arbejde mere end 8 timer om ugen i gennemsnit og være underlagt arbejdsgiverens instruktioner.

Praktisk, udførende arbejde som vinduespudsning eller tagrens er ikke blandt de grupper, loven nævner. Medarbejderen, der mest sidder på kontoret, lægger ruterne eller leder holdene, kan derimod godt være funktionær. Skriv i ansættelseskontrakten, hvad der gælder.

Oversigten er Dansk Erhvervs. Er der en overenskomst, er det som udgangspunkt dens varsler, der gælder. Et længere varsel end minimum kan altid aftales.

Opsigelsesvarsler for funktionærer

Funktionærlovens § 2 fastsætter arbejdsgiverens mindste varsel. Varslet løber altid til fratræden ved udgangen af en måned (bortset fra prøvetid) og stiger med 1 måned for hvert tredje ansættelsesår, dog højst til 6 måneder.

Kolonnen til højre er Dansk Erhvervs opgørelse af, hvornår opsigelsen senest skal gives, for at du holder dig i det lavere trin.

Et eksempel: En funktionær med 1 års ansættelse bliver opsagt den 20. april. Varslet er 3 måneder og løber fra 1. maj, så sidste arbejdsdag er 31. juli.

Funktionæren selv kan sige op med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Med en skriftlig kontrakt kan medarbejderens varsel gøres længere, men så skal arbejdsgiverens forlænges tilsvarende.

Prøvetid og 120-dages-reglen

Prøvetid gælder kun, hvis den står i ansættelseskontrakten. Den kan højst vare 3 måneder, og arbejdsgiverens varsel er da mindst 14 dage. De 14 dage skal kunne nås inden for de 3 måneder, så opsigelsen skal ske senest ved 2½ måneds ansættelse. Ellers gælder 1 måneds varsel.

120-dages-reglen (funktionærlovens § 5, stk. 2) betyder, at en funktionær kan opsiges med 1 måneds varsel, når vedkommende har fået løn under sygdom i 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder. Reglen skal være aftalt skriftligt i kontrakten. Opsigelsen skal gives i umiddelbar forlængelse af den 120. sygedag, mens medarbejderen stadig er syg. Ifølge Dansk Erhverv tæller graviditetsbetinget sygefravær ikke med.

Medarbejdere, der ikke er funktionærer

Mange af dem, der kører ud, er timelønnede og ikke funktionærer. For dem står varslet ikke i en lov. Er virksomheden omfattet af en overenskomst, gælder dens varsler, som typisk stiger med ancienniteten. Er der ingen overenskomst, gælder det, der står i ansættelseskontrakten.

Varslet skal fremgå af ansættelsesbeviset. Lov om ansættelsesbeviser kræver, at arbejdsgiveren oplyser om varigheden af både medarbejderens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.

Står der intet om opsigelse i kontrakten, og er der ingen overenskomst, så få rådgivning, før du opsiger.

Hvordan en virksomhed bliver omfattet af en overenskomst, kan du læse i guiden om overenskomst i servicefagene.

Kræver en opsigelse en saglig grund?

Ja. Opsigelsen skal kunne begrundes sagligt i enten medarbejderens eller virksomhedens forhold. Ellers kan medarbejderen kræve godtgørelse.

Virksomhedens forhold er fx færre opgaver, et behov for at spare eller en omstrukturering. Dansk Erhverv anbefaler, at du kan dokumentere behovet, og at du vælger, hvem der skal gå, ud fra saglige kriterier som faglige og personlige kvalifikationer og anciennitet. Siger du, at du skal spare, og ansætter du så en ny til samme job kort efter, hænger det dårligt sammen.

Medarbejderens forhold er fx en arbejdsindsats, der ikke er god nok, gentagne for sene mødetider eller samarbejdsproblemer. Ofte skal medarbejderen først have en advarsel, der klart siger, hvad der ikke kan accepteres, og hvad der sker, hvis det ikke ændrer sig.

Godtgørelse ved usaglig opsigelse

Tallene for Hovedaftalen er gengivet efter Dansk Erhverv og gælder kun, hvor virksomheden er omfattet af en overenskomst på DA/LO-området.

Særligt beskyttede medarbejdere

Nogle grupper kan kun opsiges efter en nærmere vurdering, bl.a. gravide og barslende, medarbejdere med handicap og tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter. Du må heller ikke lægge vægt på fx alder, religion, etnisk oprindelse eller seksuel orientering, når du vælger, hvem der skal gå.

Skal opsigelsen være skriftlig?

For funktionærer, ja. Funktionærlovens § 2, stk. 7 kræver, at opsigelsen er meddelt skriftligt senest den sidste dag i den måned, efter hvis udløb varslet begynder at løbe. Beder funktionæren om det, skal du også skriftligt oplyse årsagen til afskedigelsen.

For andre medarbejdere følger et krav om skriftlighed af overenskomsten eller kontrakten. Dansk Industri anbefaler alligevel altid at give opsigelsen skriftligt, så du kan bevise den. Ifølge Dansk Erhverv har ikke-funktionærer under en DA/LO-overenskomst krav på en begrundelse, hvis de beder om det og har mindst 9 måneders anciennitet.

En opsigelse virker først, når den er kommet frem til medarbejderen, og det er dig som arbejdsgiver, der skal kunne bevise, at den kom frem i tide.

Fritstilling eller arbejde i opsigelsesperioden?

Som udgangspunkt kører opsigelsesperioden videre som ansættelsen: Medarbejderen arbejder og får sin løn. Vil du ikke have medarbejderen på arbejde, har du to muligheder. Ved suspension står medarbejderen til rådighed, kan kaldes ind med dags varsel og får sin sædvanlige løn. Ved fritstilling skal medarbejderen ikke stå til rådighed og må tage andet arbejde, bare ikke hos en konkurrent.

For fritstillede funktionærer med mindst 3 måneders varsel beskriver Dansk Erhverv en “minimalerstatningsperiode”: fuld løn i fritstillingsmåneden og de 3 følgende måneder, også hvis medarbejderen får nyt arbejde. Derefter kan løn fra et nyt job modregnes, og medarbejderen har pligt til at søge arbejde.

Ferie i opsigelsesperioden

Efter ferieloven kan en opsagt medarbejder ikke holde hovedferie i opsigelsesperioden, hvis varslet er 3 måneder eller kortere. Det kan kun lade sig gøre, hvis varslet forlænges med feriedagene, eller medarbejderen selv vil holde fast i ferien. Er medarbejderen fritstillet, regnes ferien for holdt, hvis den kan rummes i fritstillingsperioden efter ferielovens varsler. Mere i guiden om ferie og feriepenge.

Fratrædelsesgodtgørelse efter lang ansættelse

En funktionær, der opsiges efter 12 eller 17 års uafbrudt ansættelse i samme virksomhed, har efter funktionærlovens § 2 a krav på en godtgørelse på henholdsvis 1 og 3 måneders løn ved fratræden.

Tjekliste før du opsiger

• Er medarbejderen funktionær, omfattet af en overenskomst eller ingen af delene?
• Hvad er ancienniteten, og hvad er varslet?
• Er prøvetid eller 120-dages-reglen aftalt skriftligt?
• Er der en saglig grund, og kan den dokumenteres? Er der givet advarsel, hvor det er relevant?
• Kan medarbejderen være særligt beskyttet?
• Skal medarbejderen arbejde, suspenderes eller fritstilles?
• Hvad sker der med ferie, afspadsering, provision og bonus?
• Er der en kunde- eller konkurrenceklausul?
• Hvilke af virksomhedens ting skal afleveres: nøgler, bil, telefon, arbejdstøj?
• Er opsigelsen skriftlig, og kan du bevise, at den er kommet frem?

Tjeklisten bygger på Dansk Erhvervs punkter. Hver opsigelse er en sag for sig. Er du det mindste i tvivl, så ring til en arbejdsgiverorganisation eller en advokat, før du siger noget til medarbejderen.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode