Når en medarbejder bliver syg: løn, sygedagpenge og refusion

Til dig, der har ansatte og vil vide, hvad du skal betale, anmelde og gøre, når en af dem melder sig syg.

Du betaler løn eller sygedagpenge de første 30 kalenderdage, hvis medarbejderen har været ansat i 8 uger og arbejdet mindst 74 timer. Varer sygdommen længere, anmelder du fraværet i NemRefusion, og kommunen overtager betalingen eller giver dig refusion. Senest 4 uger efter første sygedag skal du holde en samtale med medarbejderen.

Hvad skal medarbejderen gøre, når han er syg?

Sygedagpengeloven stiller krav til begge parter. Medarbejderen skal:

• Melde sig syg hurtigst muligt og senest 2 timer efter arbejdstids begyndelse, medmindre en anden frist er fastsat, fx i en personalehåndbog (§ 35). Kommer meldingen for sent, er der først ret til sygedagpenge fra dagen efter.
• Dokumentere, at fraværet skyldes sygdom, hvis du forlanger det. En skriftlig sygemelding kan du tidligst kræve på anden fraværsdag, søn- og helligdage ikke medregnet (§ 36).
• Skaffe en lægeerklæring, en såkaldt mulighedserklæring, hvis du forlanger det ved kortvarigt, gentaget eller langvarigt sygefravær (§ 36 a).

Aftal én fast måde at melde sig syg på, fx et opkald til en bestemt person inden kl. 7. Så er der aldrig tvivl om, hvornår meldingen kom.

Løn eller sygedagpenge i arbejdsgiverperioden

En medarbejder, der ikke får fuld løn under sygdom, har ret til sygedagpenge fra dig i 30 kalenderdage fra første fraværsdag (§ 30). Helligdage og fridage forlænger ikke perioden.

Retten til sygedagpenge fra arbejdsgiveren kræver, at medarbejderen på første fraværsdag:

1. har været ansat uafbrudt hos dig i de seneste 8 uger, og
2. i den periode har arbejdet mindst 74 timer hos dig.

Perioder med fx sygdom, ferie og aftalte kurser under ansættelsen tæller med i de 8 uger.

Funktionærer får løn

For funktionærer er sygdom lovligt forfald efter funktionærlovens § 5, og funktionæren får sin løn under sygdom. Udbetaler du løn, der er højere end sygedagpengene, falder sygedagpengene fra arbejdsgiveren bort (sygedagpengelovens § 50, stk. 4).

Timelønnede uden for funktionærloven

Her er det overenskomsten eller kontrakten, der afgør, om der betales løn under sygdom. Er intet aftalt, betaler du sygedagpenge i arbejdsgiverperioden, når beskæftigelseskravet er opfyldt.

Hvor meget er sygedagpengene i 2026?

Beskæftigelsesministeriets satser for 2026:

Satserne gælder fra mandag den 5. januar 2026, og sygedagpengene kan ikke blive højere. Medmindre andet er oplyst, udbetales de efter en 5-dages-uge med lige store beløb pr. dag.

Anmeldelse i NemRefusion

Du anmelder sygefravær til kommunen i NemRefusion (§ 40, stk. 4). Fristen afhænger af, hvad du betaler under sygdommen:

I anmeldelsen kan du fortælle kommunen, hvad sygdommen betyder for medarbejderens mulighed for at arbejde. Medarbejderen får et brev om, hvad du har skrevet, og kan gøre indsigelse.

Refusion, når du betaler løn under sygdom

Betaler du løn under sygefraværet, har du efter arbejdsgiverperioden ret til de sygedagpenge, medarbejderen ellers ville have fået fra kommunen. Dog højst svarende til den løn, du har udbetalt for samme tidsrum (§ 54).

Fristerne er strenge (§ 59). Anmelder du senest 5 uger efter første fraværsdag, kan du få refusion for perioder op til 3 måneder før, du søger. Anmelder du for sent, får du som udgangspunkt kun refusion fra det tidspunkt, hvor fraværet blev anmeldt.

Et eksempel med antagne tal: En funktionær er syg i 10 uger, og du betaler løn hele perioden. De første 30 dage er din udgift. For resten kan du få refusion svarende til de sygedagpenge, medarbejderen ville have fået, men kun hvis du har anmeldt fraværet inden 5 uger.

Refusionen bliver aldrig højere end sygedagpengene. Forskellen mellem fuld løn og sygedagpenge betaler du selv.

Sygefraværssamtalen og fastholdelsesplanen

Samtale senest 4 uger efter første sygedag

Du skal indkalde den sygemeldte til en personlig samtale om, hvordan og hvornår han kan vende tilbage til arbejdet. Samtalen skal holdes senest 4 uger efter første sygedag (§ 7 a). Kan den ikke holdes ansigt til ansigt på grund af sygdommen eller praktiske forhold, holdes den så vidt muligt i telefonen.

Pligten gælder ikke, hvis medarbejderen er opsagt og fratræder inden 8 uger efter første sygedag. En overenskomst eller aftale kan have sine egne retningslinjer for samtalerne.

Spørgsmål, der er gode at stille:

• Hvornår regner du med at kunne arbejde igen?
• Kan du klare dele af jobbet, fx kortere dage eller lettere opgaver?
• Er der noget ved arbejdet, vi kan lave om?

Fastholdelsesplan

Regner medarbejderen ikke med at være tilbage inden 8 uger fra første sygedag, kan han bede om en fastholdelsesplan, som I laver sammen (§ 7 b). Planen beskriver, hvordan han hurtigst muligt kan vende helt eller delvist tilbage. Arbejdsgiveren kan sige nej, hvis han vurderer, at der ikke skal laves en plan.

Tidlig opfølgning

Regner du ikke med, at medarbejderen er fuldt raskmeldt inden 8 uger, kan du inden for de første 5 uger bede kommunen om tidlig opfølgning via NemRefusion (§ 7 c). Medarbejderen kan sige nej.

Forsikring og aftale om refusion fra første dag

To ordninger kan flytte en del af udgiften i arbejdsgiverperioden væk fra dig:

• Med en sygedagpengeforsikring (§ 55) kan en privat arbejdsgiver få refusion fra medarbejderens anden fraværsdag.
• Ved kronisk eller langvarig sygdom (§ 56) kan arbejdsgiver og medarbejder skriftligt aftale, at arbejdsgiveren får refusion i de første 30 dage. Det kræver bl.a., at medarbejderens sygdomsrisiko er væsentligt forøget på grund af en langvarig eller kronisk lidelse, der skønnes at give mindst 10 fraværsdage om året.

Sygdom og opsigelse

Du må godt opsige en syg medarbejder, men opsigelsen skal være saglig. For funktionærer kan 120-dages-reglen give et forkortet varsel på 1 måned, hvis den står skriftligt i kontrakten. Ifølge Dansk Erhverv tæller graviditetsbetinget sygefravær ikke med i de 120 dage. Læs mere i guiden om at opsige en medarbejder.

Skyldes fraværet en ulykke på arbejdet, gælder der også regler om anmeldelse af arbejdsulykken. Se guiden om arbejdsulykke og anmeldelse.

Tidslinje for et langt sygeforløb

Du kan kun regne fraværsdagene rigtigt, hvis de er registreret rigtigt. Mere om at holde styr på timer og fravær i guiden om registrering af arbejdstid.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode