Faste kunder fra erhverv og foreninger: kontrakten, betalingen og det, der får dem til at blive

Til dig, der har mest private kunder og vil have nogle faste erhvervskunder, boligforeninger eller offentlige kunder, der giver arbejde hele året.

Erhvervskunder og foreninger giver faste opgaver med samme interval hele året, men de vil have en skriftlig aftale om ydelser, frekvens, pris, prisregulering og opsigelse. Mellem virksomheder må en aftalt betalingsfrist efter renteloven som udgangspunkt højst være 30 dage fra fakturaen, og over for offentlige myndigheder er 30 dage loftet. Offentlige kunder oplyser et EAN-nummer, som fakturaen skal henvise til.

Hvorfor faste erhvervskunder?

Private kunder betaler godt, men de kommer i bølger: mange i april, få i november. Butikker, kontorer, klinikker og institutioner vil ofte have det samme arbejde med samme interval hele året. Det samme gælder ejer-, andels- og grundejerforeninger. Folk og biler bliver brugt jævnt over året, ét tilbud kan dække et helt butikscenter eller en boligforening, og når omsætningen er til at regne med, tør du ansætte.

Prisen er, at kunden typisk vil have en skriftlig aftale, længere betalingsfrister, fakturaen på en bestemt måde og en fast kontaktperson hos dig. Det handler resten af guiden om.

Hvem er de typiske erhvervskunder?

Vinduespudsning har sin egen guide: vinduespudsning for erhvervskunder.

Hvordan vinder man en erhvervskunde?

En flyer i postkassen flytter ikke en butikschef. Erhvervskunder køber, når nogen har set på stedet og givet en pris, de kan sammenligne med.

1. Vælg et område, du allerede kører i. En erhvervskunde midt på ruten er billigere at betjene end én, der ligger for sig selv.
2. Find den, der bestemmer. I en butik er det butikschefen eller kædens indkøber, i en forening bestyrelsen eller administratoren.
3. Besigtig og mål op. Står der antal fag, m² eller trappeopgange i tilbuddet, kan kunden se, at du har været der.
4. Giv en pris pr. besøg og pr. år, så kunden kan lægge den ind i budgettet.
5. Tilbyd et prøvebesøg eller en kort prøveperiode. Så tager kunden ikke en chance ved at sige ja.
6. Henvis til andre erhvervskunder, hvis de har sagt ja til det.

Læs også sådan skriver du et godt tilbud.

Hvad skal stå i kontrakten med en erhvervskunde?

De fleste uenigheder kan du skrive dig ud af, før de opstår. Brug tjeklisten:

• Parterne med CVR-nummer og kontaktperson på begge sider
• Adresser, der er omfattet – én linje pr. adresse
• Ydelserne og omfanget, fx «udvendig vinduespudsning, 42 fag, stueetage og 1. sal»
• Interval og eventuelle faste ugedage eller tidsrum
• Pris pr. besøg eller pr. periode, ekskl. moms
• Prisregulering: hvornår, hvor ofte og efter hvilket indeks
• Betalingsfrist og hvordan der faktureres (pr. besøg, månedligt, EAN, reference)
• Adgang: nøgler, koder, alarm, kontaktperson på dagen
• Hvad der sker ved aflysning, vejrlig og ekstraarbejde
• Reklamation: hvordan og hvor hurtigt kunden skal melde en fejl, og hvordan du retter den
• Varighed og opsigelsesvarsel

Startede kunden med et enkelt job, kan fra engangsopgave til fast serviceaftale hjælpe dig med at gøre det til en fast aftale.

Hvad siger renteloven om betalingsfrister mellem virksomheder?

Renteloven har særlige regler for aftaler om varer og tjenesteydelser mellem erhvervsdrivende og mellem en erhvervsdrivende og en offentlig myndighed (§ 1, stk. 4):

Vil kunden have mere end 30 dage, skal du altså udtrykkeligt have godkendt det, og fristen må ikke være urimelig over for dig. Læs kundens indkøbsbetingelser, før du skriver under, og skriv din egen betalingsfrist i både tilbud og kontrakt.

Reglerne om 30 dage og kompensationsbeløb gælder aftaler mellem erhvervsdrivende og med offentlige myndigheder. Om en forening handler som erhvervsdrivende, kommer an på foreningen. Aftal betalingsfristen skriftligt, så er den sag ude af verden.

Mere om renter og rykkere i betalingsfrister, renter og rykkergebyrer.

EAN-nummer og faktura til offentlige kunder

Når en offentlig myndighed bestiller, skal den efter bekendtgørelsen om elektronisk afregning (§ 3) mindst oplyse sit EAN-lokationsnummer, en referenceperson eller anden reference og eventuelt et ordre- eller rekvisitionsnummer. Den skal også oplyse, hvilke kredittider den normalt accepterer.

Efter § 4 skal din faktura henvise til EAN-nummeret og referencen, og der må kun stå ét CVR-nummer som kreditor. Hvordan fakturaen sendes elektronisk, står i EAN-faktura til offentlige kunder.

Læg EAN-nummer og reference ind på kunden i kundekartoteket før første besøg. Så kommer de med på hver faktura, uden at nogen skal huske det.

Prisregulering: hvordan hæver man prisen hos en fast erhvervskunde?

En flerårig aftale uden prisregulering bliver dårligere for dig hvert år. Skriv reguleringen ind fra starten, og aftal tre ting: hvornår den sker (fx én gang årligt pr. 1. januar), hvad den følger (et offentligt indeks eller en fast procentsats), og hvor lang tid i forvejen kunden skal have besked.

Danmarks Statistik skriver, at nettoprisindekset især bruges af private og offentlige virksomheder til at regulere kontrakter. Indekset viser udviklingen i forbrugerpriserne uden moms og afgifter og offentliggøres hver måned. En klausul kan fx lyde: «Prisen reguleres hvert år pr. 1. januar med ændringen i nettoprisindekset fra oktober til oktober.»

Mere om at hæve prisen, også over for private, i prisstigning for faste kunder.

Offentlige udbud

Større offentlige opgaver bliver sendt i udbud, og så er der faste regler for, hvordan du byder, og hvordan tilbuddene bliver vurderet. Det har sin egen guide: offentligt udbud for servicevirksomheder.

Langt fra alle offentlige indkøb kommer i udbud, og guiden gennemgår, hvornår det sker. Er du først leverandør til én børnehave, så gør det godt dér, og bed om at blive spurgt, næste gang kommunen indhenter tilbud.

Hvad holder på en erhvervskunde?

Erhvervskunder skifter sjældent leverandør alene på prisen. De skifter, når de selv skal holde øje med, om arbejdet bliver gjort.

1. Kom, når I har sagt det. De faste dage er det, kunden har købt.
2. Giv besked, før kunden opdager det. Regnvejr, sygdom, en flyttet dag.
3. Dokumentér besøget. En kvittering med dato og billeder gør det let for kontaktpersonen at svare sin chef eller bestyrelse. Se dokumentation af udført arbejde.
4. Ret fejl hurtigt. En reklamation, der er løst samme uge, gør aftalen stærkere.
5. Send én faktura, der er til at forstå, med den rigtige reference, adresse og periode.
6. Hold kontakten, når kontaktpersonen skifter. Ny butikschef eller ny bestyrelse er netop dér, aftaler bliver genforhandlet.

Når aftalerne bliver mange, hjælper det at have adresser, intervaller og priser samlet ét sted, så besøgene bliver planlagt ud fra aftalen. Det er det, system til serviceaftaler i ServiceBrain er bygget til.

Se din virksomhed i Servicebrain.

Vi onboarder dig gratis og viser dig hurtigt, hvordan Servicebrain kan samle, optimere og skabe bedre overblik over din forretning.

Anmod om gratis prøveperiode